به نام خداوند بخشنده مهربان

به استحضار میرساند، پیرو بازدیدهای انجام شده از انبارهای واحدهای تابعه دانشگاه علوم پزشکی شیراز، فرایندهای ذیل گاها بصورت ناقص و یا در چارچوب های غیرمتعارف تنظیم گردیده است،  از این رو تیم کارشناسی اداره نظارت برخدمات عمومی این مدیریت با نگاه اصلاح و پیشگیری از اجرای روالهای غیر استاندارد و قانونی نمودن مجموعه عملکردهای مختلف در حوزه ی انبار، اقدام به تدوین " برخی اصول و رویه های حائز اهمیت در فرایندهای مربوط به انبارها" نموده است. لذا از کلیه انبارداران محترم زیر مجموعه انتظار می رود ضمن مطالعه دقیق مطالب عنوان شده گام موثری به منظور ارتقاء " اصول استاندارد انبارداری"  برداشته و با اهتمام ویژه آن را پیاده سازی نمایند. بدیهی است مدیران محترم مراکز و اداره ی نظارت برخدمات عمومی دانشگاه بر نحوه ی حسن انجام کار ارزیابی و نظارت خواهند نمود.

1-در زمان صدور رسید انبارها ابتدا کالاها مشاهده و بررسی دقیق گردند و با درخواست خریدمربوطه مطابقت داده شوند (درصورت نیاز بمنظور شناخت دقیق کالاهای تخصصی از کارشناسان حوزه مربوطه نظرخواهی شود)،  سپس مشخصات کالاها در رسید انبارها به صورت کامل و جامع ثبت گردد، تا حد امکان در تعریف اصلی کالاها و شامل موارد زیر باشد:

نام عمومی کالا و نام شرکت تولید کننده کالا و مدل کالا ، نوع کالا ، مشخصات فنی و تخصصی کالا، واحد شمارش کالا (کوچکترین جزء قابل شمارش و قابل تحویل منطقی هر قلم کالا) ، تعداد یا وزن کالای موجود در هر جعبه و یا بسته و سایر اطلاعات تعیین کننده کیفیت ، کارایی ، ارزش ، هویت و شناسایی کالا .

(شایسته است موارد فوق درقسمت تعریف اصلی کالا لحاظ گردند زیرا درصورت درج درقسمت توضیحات کالا، درحواله انبار مربوط به آن رسید انبار، مشاهده نخواهند شد و در گزارشات مورد نیاز سازمان به طور مطلوبی منعکس نخواهند شد).

قسمت توضیحات کالا جهت درج موارد زیر مناسب است : شماره سریال کالاها (دستگاهها ) ، تاریخ انقضای کالاهای مصرفی ، نام کشور تولیدکننده کالا ، کاربرد کالا، ویا متعلقات و اقلام همراهی با کالای اصلی و یا تعداد و نحوه بسته بندی  یک کالا (مثلا شاید یک قلم دستگاه شامل یک یا چند صندوق یا کارتن پلمپ ودرب بسته و یا باز و بدون پلمپ باشد) و موارد ظاهری کالا از قبیل: جنس، رنگ، سایز، ابعاد  و همچنین سایر مواردی که منجر به شناخت کالا و شفافیت اقلام تحویل شده به انبار می باشد.

(درصورت جستجو و عدم وجود تعریف مناسب جهت کالای مورد نظر در نرم افزار تعهدی ، قبل از  ثبت رسید انبارها ، امکان ارسال تعاریف تایپ شده کالاها از طریق اتوماسیون اداری (در محیط سیستم پیام) به کارتابل انبار مرکزی دانشگاه و ایجاد تعاریف اصولی و مناسب مختص هر قلم کالا توسط ایشان وجود دارد. . ضمنا مسئولیت صحت تعریف کالای ارسال شده و یا اموالی بودن یا غیر اموالی بودن کالا (پیرو مذاکره انباردار درخواست کننده تعریف کالا با امین اموال) بر عهده ایشان می باشد.

2- صدور حواله و اخذ امضا فقط به نام پرسنل با رابطه استخدامی قوی امکانپذیر است شامل : رسمی ، پیمانی و قرارداد کار معین و امضاها در کادر مربوطه ثبت شده و در ذیل امضاها ، نام و نام خانوادگی توسط شخص مورد نظر نوشته شود یا مهر اسم درج گردد.(امضای اصولی).

ضمنا صدور حواله به نام سایر افراد، مجاز نمی باشد از قبیل : قرارداد خدماتی ،کارگری، بازنشسته ،شرکتی،پیمانکار،راننده در اختیاری،طرحی،دانشجو و سایر افراد متفرقه.

3-ابتدا بایستی حواله انبار توسط فرد تحویل گیرنده کالا، امضای اصولی گردد (امضاها در کادر مربوطه ثبت شده و در ذیل امضاها ، نام و نام خانوادگی توسط شخص مورد نظر نوشته شود یا مهر اسم درج گردد ) ، سپس کالا از انبار خارج شود در صورت نیاز ، تکمیل امضای حواله و رسیدهای قبلی انجام گردد. و  به روز بودن ثبت رسیدها و حواله ها در نرم افزار تعهدی و درنتیجه مطابقت موجودی انبار و نرم افزار  تعهدی رعایت گردد.(فرصت ثبت رسید انبار در نرم افزار تعهدی از زمان دریافت کالا، حداکثر 48 ساعت می باشد).

4- کمیت وکیفیت بایگانی اسناد انبار رعایت شود و بایگانی اسناد در محل دفتر انبار موجود باشند شامل:  تفکیک نوع اسناد با زونکن جداگانه جهت انواع رسیدها و انواع حواله ها ، رعایت ترتیب شماره اسناد ، تکمیل امضاها ، پیوست مستندات و  اختصاص زونکن مکاتبات انبار با مدیر بالادستی و زونکن انبارگردانی ها و  ... با درج نوع اسناد روی هر زونکن.

5- انبارگردانی فصلی (سه ماهه) انجام شود و مستندات (شامل صورت جلسه امضا شده توسط انبار و تدارکات و نماینده مدیر و لیست کالاها) در زونکن مربوطه بایگانی شود و برچسب اطلاعات کالا (ترجیحا شامل نام کالا ،کدکالا و نام انبار) نصب گردد و تگهای انبارگردانی سال قبل جدا شوند.

6- شرایط دمایی انبارها مخصوصا انبارهای دارویی و مصرفی پزشکی در فصول گرم سال مورد نظارت قرار گرفته و جهت جلوگیری از کاهش کیفیت وخرابی کالاهای مصرفی پزشکی و داروها که مسئولیتهای حیاتی دارند ، اقدامات لازم صورت پذیرد و چیدمان و صفافی کالا  در انبارها به صورت اصولی و مرتب باشد ،نظافت محیط انبار و گردگیری قفسه ها و کالاها مناسب باشد ، کالاهای امانی، اسقاطی ، مستعمل و دسته دوم در انبار نگهداری نشوند. در صورت استفاده از یخچال دارویی بایستی لیست روزانه ثبت دما تکمیل و امضا گردد و ترجیحا سیستم اعلام هشدار افزایش دمای یخچال نصب گردد.

7-کلید انبار فقط در دسترس مسئول انبار و انبارداران باشد، نیروی حفاظت فیزیکی در محوطه مشرف به انبار مستقر یا مورد نظارت ایشان باشد ، محکم بودن چفت و بست و قفلهای درب و پنجره انبار و عدم ورود افراد متفرقه به انبار و کارکردسیستم اعلام ورود غیر مجاز به انبارها  و تلفن کننده به مسئول انبار و  سیستم دوربین مدار بسته و سیستم اعلام حریق و تمدید تاریخ انقضای شارژ کپسولهای آتشنشانی و بیمه نامه موجودیها و ساختمان انبار رعایت گردد و همیشه یک فتوکپی از بیمه نامه انبار در دفتر انبار نگهداری گردد و انباردار قبل از پایان تاریخ اعتبار بیمه نامه، جهت صدور بیمه نامه جدید پیگیری نماید. ، برق کشی انبارها غیر استاندارد و خطرساز نباشد و روشنایی شبانه داخل و محوطه بیرونی مشرف به درب و پنجره انبار مناسب باشد. سلامت پوشش سقف و درب و پنجره انبارها و مقاومت در برابر بارشها و عدم نفوذ رطوبت به انبار و درزگیری ساختمان انبار و اطراف درب و پنجره ها به منظور پیشگیری از ورود گرد و خاک و حشرات و پرندگان و جوندگان به انبار مطلوب می باشد ، تا حد امکان فضای  انبار و دفتر انبار به دلیل رعایت شرایط دمایی جهت کالاها و تردد مراجعه کنندگان از هم جدا شوند ، دسترسی به ساختمان و محل استقرار انبار به منظور ایمنی انبار در شرایط خاص از قبیل آتش سوزی و آبگرفتگی ناشی از بارش ها در نظر گرفته شود.

8-تا حد امکان در خواستهای خرید کالا و درخواستهای تحویل کالا به صورت سیستمی باشند و درخواستها به صورت دستی انجام نگردند و ازطریق سامانه تدارکات دانشگاه (درگاه) انجام پذیرند و بصورت فیزیکی پیوست رسیدها و حواله ها قرار گیرند. و با نظر مدیر مرکز و همکاری انبارداران بر میزان مصرف کالاها توسط واحدها نظارت گردد و مدیریت توزیع اجناس بین بخشها وواحدها بر اساس کاووشهایی مانند محاسبه میزان مصرف کالای مذکور در فرایند کاری واحد و یا میانگین مصرف گذشته کالاها توسط واحد یا  تعداد پرسنل واحد و با توجه به موجودی  انبار ازکالای مورد نظر باشد. ضمنا کلیه خریدها بایستی از طریق تدارکاتها انجام پذیرد و دخالت انباردارن در فرایند خرید غیر قانونی می باشد.

9-در زمان تحویل کالاها به انبار ، مکاتبه یا مذاکره موردی انبار دار با  تدارکات و یا نهایتا با مدیر یا رییس مرکز ، با هدف پیشگیری از خرید کالا و ثبت رسید انبار در خصوص تمامی کالاهای خارجی دارای مشابه ایرانی که فاقد مجوز خریدهای خارجی هستند(حتی لوازم التحریرها ) ضروری است.

10-مکاتبه انبار دار با مدیر یا رییس مرکز در خصوص تعیین تکلیف کالاهای نزدیک به انقضا (با مهلت استفاده کمتر از 6 ماه) و پیگیری های شفاهی ضروری است و همچنین علت منقضی شدن کالاها در انبار بررسی گردد .

11-به دلیل اعمال قدرت و تحکم برخی تدارکاتها و حسابداریها به انبارهای مراکز و عدم رعایت جایگاه مستقل انبارها در انجام فرایندهایی که در راستای اصل کنترلهای داخلی سازمان منجر به بهبود فعالیتهای صحیح و اصولی تدارکات و حسابداری ها خواهد شد ، شایسته است که سه واحد حسابداری و تدارکات و انبار ، با حفظ تعامل اثربخش ولیکن استقلال عمل از یکدیگر و زیر نظر مدیریت مرکز ، فعالیت کنند تا بتوانند اصولی بودن فرایندها و صحت و کیفیت اسناد یکدیگر را نظارت و کنترل نمایند. برای مثال :  بهبود فرایند صدور رسیدهای تحویل مستقیم ، فرایند پیشگیری از خرید کالاهای خارجی دارای مشابه ایرانی ، تحویل به هنگام کالا و اسناد به انبار و از انبار به تدارکات ، رفع ایراد یا تعویض کالاهای معیوب یا با کیفیت نامناسب  ارسال شده به انبار ، آزادی عمل انباردار در درج کامل مشخصات کالا در رسید انبار ها ، ارایه گزارش انباردار به مدیر بابت خریدهای نامناسب و ....

12-در خصوص فرایند صدور اسناد کالاهایی که وفق بخشنامه مربوطه مجاز به عدم ورود به انبارمی باشند ، تا حد امکان کالا به رویت انباردار رسیده و صورتجلسه کالاهایی که وارد انبار نمی شوند با ذکر جزییات و مشخصات کامل کالا از طریق تدارکات تنظیم وتوسط کارپرداز و تحویل گیرنده کالا و مسئول واحد تحویل گیرنده کالا ، تکمیل امضا و نام و نام خانوادگی نیز توسط اشخاص درج گردد و حداکثر ظرف مدت 2 هفته به انبار ارایه شود و توسط انباردار رسید تحویل مستقیم کالا صادر نموده  و صورتجلسه مذکور را پیوست نماید( در موارد با گذشت زمان بیش از دو هفته از خرید کالا،  با دستور کتبی مدیر اقدام گردد و ضمنا از ثبت غیر اصولی و بیش از حد رسیدهای تحویل مستقیم کالا به شدت خودداری شود).

13- در فرایند کالاهایی که تبدیل به رسید تحویل مستقیم می شوند ، نبایستی  چندین قلم کالا در یک فاکتور جهت مصرف چند واحد یا مرکز جدا از هم خریداری شده و نباید رسید تحویل مستقیم همه آن کالاها به نام یکی از واحدهای مصرف کننده کالا صادرگردد و شایسته است با توجه به واحد یا شخص دریافت کننده کالا، فاکتور مجزا دریافت گردد سپس صورتجلسه کالاهایی که وارد انبار نمی شوند توسط تدارکات (با درج مشخصات کامل کالا و تکمیل امضای اصولی ) تنظیم گردد و انباردار نسبت به صدور رسید تحویل مستقیم جداگانه به نام شخص واقعی دریافت کننده کالا و اخذ امضا اقدام نماید. و نهایتا در صورت عدم امکان تفکیک فاکتور بابت کالاهای دریافتی از یک فروشگاه ، انباردار پس از دریافت صورتجلسه کالاهایی که وارد انبار نمی شوند ، یک رسید خرید کالای کلی  ثبت نماید سپس برای هر شخص و یا واحد تحویل گیرنده کالا ، حواله انبارتوزیع و مصرف جداگانه صادر نماید.

14-درخصوص قطعات یدکی و اقلام تعمیراتی درگروههای  تاسیسات ، فناوری اطلاعات ، تجهیزات پزشکی ، آزمایشگاه و نقلیه ، حواله انبار فقط بایستی به نام فرد تحویل گیرنده نهایی کالا و یا مصرف کننده کالا مستقر در واحدها و یا مسئول واحد استفاده کننده کالا، صادر و اخذ  امضا گردد و کارشناسان محترم گروههای فوق، به لحاظ تخصصی و فنی ، نظارت دارند و میتوانند مشخصات کالاها و سلامت انجام خدمت را در ذیل صورتجلسه کالاهایی که وارد انبار نمی شوند و یا فاکتور کالا، تایید نمایند و (مجاز به امضای قسمت تحویل گیرنده نهایی در رسیدهای تحویل مستقیم و حواله توزیع و مصرف نیستند ) و فقط  درصورت تحویل کالا به شخص کارشناسان مذکور به عنوان استفاده کننده نهایی کالا ، صدور رسید تحویل مستقیم و یا حواله توزیع و مصرف به نامشان بلامانع خواهد بود. قطعات داغی مربوط به اقلام تعمیراتی توسط انبارداران جمع آوری گردد و مدتی نگهداری شود  و سپس توسط امین اموال یا امور قراردادهای مراکز جهت فروش یا مزایده ضایعات مراکز اقدام گردد.

15-فرایند تبادل دارویی بین مراکز دانشگاهی دارای نرم افزار تعهدی با تنظیم صورتجلسه تبادل دارو و صدور حواله ارسال به واحد تابعه از سوی هر دو مرکز به طرف مقابل امکان پذیر است و  در خصوص مراکز طرف مقابلی که نرم افزار تعهدی ندارند ، باتنظیم صورتجلسه تبادل دارو حاوی ارزش ریالی روز و متناسب داروهای مبادله ای با صدور حواله توزیع و مصرف به نام صورتجلسه و با صدور رسید هدایا از توسط مرکز دانشگاهی ، امکان پذیر می باشد.

16-درصورتی که انبارداران بازنشسته شوند ، جابجا شده ویا به هرشکلی از حوزه انبار خارج گردند بایستی حتما فرایند انبارگردانی با حضور نماینده مدیریت مرکز و با دقت کامل انجام گردد و درصورت وجود مغایرت و مشکل در کمیت و کیفیت  کالاها ، لیست کسورات و اضافات تنظیم شده وتا تعیین تکلیف نهایی پیگیری شود و نتیجه پیگیریها به مدیریت امور پشتیبانی و رفاهی دانشگاه اعلام گردد . همچنین مقتضی است وضعیت کمیت بایگانی اسناد انبار با نرم افزار تعهدی مطابقت داده شده و کیفیت اسناد بایگانی شامل رعایت ترتیب شماره اسناد ، تکمیل امضاها ، پیوست مستندات و... نیز بررسی گردند.

17-تدارکاتها بابت نحوه تنظیم مجوزهای خرید بنرهای تبریک و تسلیت و میوه و گل و شیرینی وکافی میکس و... و صدور فرم خارج از شمول و انبارها در رابطه با نحوه صدور یا عدم صدور رسید انبار و نوع رسید انبارها در مورد کالاهای خاص با هماهنگی با اداره نظارت و پایش عملکرد مالی مستقر در طبقه دوم دانشگاه (آقای شهسوار داخلی 2628) نسبت به انجام کامل و به هنگام فرایندهای مرکز اقدام فرمایند . برای مثال بابت خرید غذا رسید انبار صادر نگردد و از طریق تنظیم صورتجلسه کالاهاییکه وارد انبار نمی شوند سند مربوطه تنظیم و پرداخت گردد.

18-حضور مسئولین انبار مراکز در کمیته های خرید کالا الزامی می باشد.

19-فرایند ورود کالاهای اهدایی به مراکز به این صورت است که  ابتدا کالا به همراه مدارک مثبته (از قبیل نامه اهدایی یا فاکتور اهدایی ) اخذ شده از فرد یا شرکت اهدا کننده و نهایتا در صورت عدم امکان دریافت فاکتور یا نامه اهدایی  ، (صورتجلسه دریافت کالای اهدایی که توسط مرکز با امضای تدارکات و انبار و مدیریت  با درج کامل مشخصات کامل و دقیق کالا و تعداد کالا تنظیم شده است) به انبار مرکز مورد نظر تحویل می گردد و پس از رویت و بررسی کامل کالا توسط انباردار ، رسید انبار هدایا و کمکهای دریافتنی با درج مشخصات کامل کالا صادر میگردد و پس از صدور حواله به نام فرد مجاز و اخذ امضای اصولی (با درج نام و نام خانوادگی در ذیل امضا) کالا از انبار خارج میگردد . در خصوص کالاهایی که طبق روال نادرست گذشته ، مستقیما تحویل مراکز و افراد استفاده کننده کالا گردیده است ، بایستی توسط انباردار رویت شوند و رسید انبار و حواله انبار در نرم افزار تعهدی کالا و خدمات صادر گردد . . بدیهی است  کالاهای اهدایی اموالی که از انبار خارج شده اند،  مشمول نصب برچسب اموالی نیز می باشند. در خصوص رسیدهای هدایای گذشته که فاقد  مستندات میباشند بایستی فاکتور یا نامه اهدایی  و یا صورتجلسه کالای اهدایی اخذ شده و  بپیوست رسید انبار مربوطه در بایگانی انبار نگهداری شوند .

اداره نظارت بر خدمات عمومی مدیریت امور پشتیبانی و رفاهی دانشگاه