به نام خداوند بخشنده مهربان
به استحضار میرساند، پیرو بازدیدهای انجام شده از انبارهای واحدهای تابعه دانشگاه علوم پزشکی شیراز، فرایندهای ذیل گاها بصورت ناقص و یا در چارچوب های غیرمتعارف تنظیم گردیده است، از این رو تیم کارشناسی اداره نظارت برخدمات عمومی این مدیریت با نگاه اصلاح و پیشگیری از اجرای روالهای غیر استاندارد و قانونی نمودن مجموعه عملکردهای مختلف در حوزه ی انبار، اقدام به تدوین " برخی اصول و رویه های حائز اهمیت در فرایندهای مربوط به انبارها" نموده است. لذا از کلیه انبارداران محترم زیر مجموعه دانشگاه انتظار می رود ضمن مطالعه دقیق مطالب عنوان شده گام موثری به منظور بهبود اصول انبارداری برداشته و با اهتمام ویژه آن را پیاده سازی نمایند. بدیهی است مدیران محترم مراکز و همچنین اداره نظارت برخدمات عمومی دانشگاه بر نحوه حسن انجام کار ارزیابی و نظارت خواهند نمود.
1-درخصوص فرایندهای صدور درخواست خرید کالا و درخواست تحویل کالا شایسته است که به صورت دستی نباشند و به صورت سیستمی انجام گردند و مطلوب است که ازطریق سامانه درگاه یا نهایتا در محیط اتوماسیون اداری انجام پذیرند و بصورت فیزیکی پیوست رسیدها و حواله ها قرار گیرند و یا شماره آنها در قسمت شرح رسید و حواله ها تایپ گردد. ضمنا کلیه خریدها بایستی از طریق واحد تدارکات و توسط کارپردازان محترم انجام پذیرد و اقدام به خریدها توسط انبارداران غیر قانونی می باشد ولیکن حضور مسئولین انبار درکمیته های خرید کالا با هدف رعایت خریدهای مناسب ، می تواند مفید باشد .
2-درخصوص بکارگیری نقطه سفارش کالابرای اقلام با اهمیت و پرگردش شایسته است با استفاده ازمستندات اقدام گردد، دراین راستا میتوان از نرم افزار اکسل و فیلم های آموزشی تهیه شده توسط مسئول محترم انباربیمارستان شهیدرجایی و بارگذاری شده درسایت مدیریت امور پشتیبانی ورفاهی دانشگاه به آدرسhttps://poshtibani.sums.ac.ir/film استفاده کرد.
3-ملاک اصلی در صدور رسید انبارها مشاهده و بررسی دقیق کالاهای دریافتی و مطابقت با درخواست خرید مربوطه می باشد اما میتوان از فاکتور خرید نیز اطلاعات تکمیلی را استفاده نمود و درصورت نیاز بمنظور شناخت دقیقتر کالاهای تخصصی از کارشناسان حوزه مربوطه نظرخواهی شود ، سپس مشخصات کالاها در رسید انبارها به صورت کامل و جامع ثبت گردد و تا حد امکان در تعریف اصلی کالاها و شامل موارد زیر باشد:
نام عمومی کالا و نام شرکت تولید کننده کالا و مدل کالا ، نوع کالا ، مشخصات فنی و تخصصی کالا تعداد یا وزن کالای موجود در هر جعبه و یا بسته ، واحد شمارش کالا (کوچکترین جزء قابل شمارش و قابل تحویل منطقی هر قلم کالا) ، و سایر اطلاعات تعیین کننده کیفیت ، کارایی ، ارزش ، شناسایی و هویت کالا .
شایسته است موارد فوق در رسید انبارها درقسمت تعریف اصلی کالا لحاظ گردند زیرا درصورت درج درقسمت توضیحات کالا، درحواله انبار مربوط به آن رسید انبار، مشاهده نخواهند شد و شفافیت مالی و ایجاد تعهد و مسئولیت پاسخگویی کامل برای تحویل گیرندگان کالا انجام نمی شود و در گزارشات مورد نیاز سازمان نیز به نحو مطلوبی منعکس نخواهند شد.
قسمت توضیحات کالا جهت درج موارد زیر مناسب است :
شماره سریال کالاها (دستگاهها) ، تاریخ انقضای کالاهای مصرفی ، نام کشور تولیدکننده کالا ، کاربرد کالا، متعلقات و اقلام همراهی با کالای اصلی ، تعداد و نحوه بسته بندی یک قلم کالا (مثلا شاید یک قلم دستگاه شامل یک یا چند صندوق یا کارتن پلمپ ودرب بسته و یا باز و بدون پلمپ باشد) ، موارد ظاهری کالا از قبیل: جنس- رنگ- سایز-ابعاد و همچنین سایر مواردی که منجر به شفافیت اقلام تحویل شده به انبار و شناخت دقیق کالا می باشند.
ضمنا عدم درج مشخصات کامل کالاها در رسید انبارها موجب ابهام در پیشگیری از خرید و صدور رسید انبار برای کالاهای خارجی دارای نمونه تولید داخل کشور ، کالای قاچاق و یا کالای بدون اصالت وغیرمجاز و همچنین عدم حمایت از اقتصاد ملی کشور عزیزمان ایران را منجر می گردد.
در زمان صدور رسید انبار ابتدا نام کالا در نرم افزار تعهدی جستجو گردد زیرا اکثریت تعاریف کالاها قبلا در نرم افزار ایجاد شده اند ولیکن درصورت جستجو و عدم وجود تعریف کاملا متناسب با کالای مورد نظر در نرم افزار تعهدی ، امکان ارسال تعاریف تایپ شده کالاها در فرم مخصوص مربوطه ، از طریق سیستم پیام اتوماسیون اداری به کارتابل انبار مرکزی دانشگاه و ایجاد تعاریف اصولی و مختص هر قلم کالا توسط ایشان وجود دارد . و مسئولیت صحت تعریف کالای ارسال شده و یا اموالی بودن یا غیر اموالی بودن کالاها پیرو مذاکره انباردار درخواست کننده تعریف کالا با امین اموال ، بر عهده ایشان می باشد.
ضمنا در صورت عدم تحویل فیزیکی کالاها به انبار و یا تحویل مستقیم کالا به واحدهای زیرمجموعه مراکز ، صدور هرگونه رسید انبار به صورت صد درصد ممنوع می باشد.
4-درخصوص ممنوعیت خرید کالاهای خارجی که دارای مشابه ایرانی هستند در راستای اجرای مصوبات هیات محترم وزیران و با هدف پیشگیری از خرید کالا و ثبت رسید انبار در خصوص تمامی کالاهای خارجی دارای مشابه ایرانی که فاقد مجوز خریدهای خارجی هستند (حتی لوازم التحریر) ضروری است در زمان تحویل کالاها به انبار ، مکاتبه یا مذاکره موردی انبار دار با تدارکات و یا نهایتا با مدیر یا رییس مرکز اقدام و پیگیری گردد و ضمنا عدم درج مشخصات کامل کالاها در رسید انبارها موجب ابهام در پیشگیری از خرید و صدور رسید انبار برای کالای خارجی دارای نمونه داخلی ، کالای قاچاق و یا کالای بدون اصالت و غیر مجاز را نیز منجر می گردد.
5-درخصوص تعیین تکلیف اقلام راکد و بلااستفاده انبارها و کالاهای نزدیک به انقضا با مهلت استفاده کمتر از شش ماه ، مکاتبه انبار دار با مدیر یا رییس مرکز و پیگیری های شفاهی توسط ایشان ضروری است . در این راستا شرایط بارگذاری اطلاعات کالاهای کالاهای راکد ، بلا استفاده و کالاهای با تاریخ انقضای نزدیک توسط مسئولین انبارهای مراکز دانشگاه ، در سایت مدیریت پشتیبانی دانشگاه به آدرس https://poshtibani.sums.ac.ir/amvalmazad فراهم گردیده است . بدیهی است واحدهای نیازمند به کالاهای مذکور پس از رویت لیست آن کالاها با واحد صاحب کالا تماس برقرار نموده و پس از صدور حواله ارسال به واحد تابعه توسط انبار مبدا ، نسبت به دریافت و یا معاوضه با سایر کالاها اقدام خواهند نمود. ضمنا فرایند مبادله کالاهای مذکور از طریق بارگذاری اطلاعات و تصاویر کالاها توسط مسئول انبارها در نرم افزار بله (گروه کارشناسان توزیع دانشگاه) و مذاکره تلفنی بین انبارداران و همچنین بین مدیران مراکز نیز قابل انجام می باشد . کاهش میزان کالاهای راکد و بلااستفاده انبارها در مقاطع مشخص توسط ستاد دانشگاه کنترل گردیده و ملاکی برای ارزیابی عملکرد انبارداران و مدیران ارجمند مراکز قرار گرفته و بدیهی است که بایستی علت منقضی شدن تاریخ مصرف و یا از رده خارج شدن تکنولوژی استفاده سرمایه های دانشگاه بررسی و پیگیری گردد و اقدامات لازمه در راستای جبران ضرر و زیان دانشگاه صورت پذیرد .
6-صدور حواله انبار و اخذ امضا و فقط به نام پرسنل با رابطه استخدامی قوی شامل رسمی ، پیمانی و قرارداد کار معین ، که به عنوان نماینده مراکز نیز معرفی شده و یا مورد تایید باشند ، امکان پذیر است و صدور حواله به نام اشخاصی از قبیل قراردادهای خدماتی وکارگری ، شرکتی ، پیمانکار ، راننده در اختیاری ، دانشجو ، طرحی و بازنشستگان ارجمند و سایر افراد متفرقه نیز مجاز نمی باشد. و در صورتجلسه ها و اسناد صادره از نرم افزار انبار و سایر مستندات پیوستی ، امضاها در محل و یا کادر مربوطه ثبت گردد و حتما در ذیل امضاها نیز ، نام و نام خانوادگی توسط شخص امضا کننده نوشته شود یا مهر اسم درج گردد. (ضمنا صدور حواله هدایا فقط پس از تنظیم صورتجلسه مجوز ماده 47و امضای ریاست محترم دانشگاه امکان پذیر می باشد.)
7-درخصوص فرایند خروج کالا از انبار ، ابتدا بایستی حواله انبار توسط فرد مجاز تحویل گیرنده کالا، امضا گردد و در همان زمان کالا به رویت تحویل گیرنده برسد و مشخصات و نکات حائز اهمیت کالا برای ایشان توضیح داده شود و سپس کالا از انبار خارج شود. در صورت نیاز ، حواله و رسید انبارهای ناقص قبلی تکمیل امضا شوند. و به روز بودن ثبت رسیدها و حواله ها در نرم افزار تعهدی و درنتیجه مطابقت موجودی انبار و نرم افزار تعهدی رعایت گردد.(فرصت ثبت رسید انبار در نرم افزار تعهدی از زمان دریافت کالا، حداکثر 48 ساعت می باشد) .
8-صدور حواله انبارها و میزان قابل تحویل کالاها ، بایستی با اجازه مدیر مرکز و یا نماینده ایشان و با هدف عدم ایجاد ذهنیت مصرف گرایی و متناسب با بازه زمانی معقول مصرف آن کالا در واحدها انجام گردد و از تحویل بیش از حد کالاها و رکود در انبارکهای واحدها پیشگیری شود . ضمنا کالاهای موجود در انبارکهای بخشهای مصرف کننده کالا که قبلا از نرم افزار تعهدی انبار خارج شده اند مورد بررسی و بازدید و بررسی قرار گیرند چون بایستی به میزان منطقی (حداکثر برای مصرف یک ماه ) و با چیدمان مناسب و با رعایت تاریخ انقضای مصرف و در محل امن و استاندارد نگهداری ، نظارت و مصرف گردند. و در صورت رکود مقادیر بیشتر ، کالاها بایستی به انبارها عودت شده و در موجودی نرم افزار انبار نیز ثبت شوند.
9-درخصوص مدیریت توزیع اجناس بین بخشها و واحدها ، مطلوب است با نظر موافق مدیر مرکز و همکاری انبارداران بر اصلاح فرایندهای مصرف و میزان مصرف کالاهای پر اهمیت و پراستفاده توسط واحدها نظارت گردد و بر اساس کاووشهایی مانند محاسبه میزان مصرف کالای مذکور در فرایند کاری واحدها با درنظر گرفتن تعداد پرسنل واحد و یا میانگین مصرف منطقی گذشته کالاها توسط واحد یا موجودی انبارکهای بخشها و با توجه به موجودی انبار اصلی مرکز ازکالای مورد نظر و ... اقدام گردد و در راستای صرفه جویی و رسیدن به سطح منطقی و مناسب مصارف کالاها تلاش گردد و پیشنهاد می گردد یک بانک اطلاعاتی (فایل اکسل) حاوی اقلام پر اهمیت و پر گردش و میزان مصرف دوره ای آنها تهیه گردد و در زمان صدور حواله ها به عنوان یک شاخص با کیفیت مورد استفاده قرار گیرد.
10-درخصوص فضای فیزیکی اتاق و دفتر انبار ، مطلوب است که به دلیل محرمانه بودن موجودی های انبار و کنترل شرایط دمایی کالاها و ... فضای دفتر انبار از محل نگهداری کالاها مجزا باشد. و با توجه به استقرار بایگانی اسناد در محل دفتر انبار و اهمیت فیزیک این اسناد و تردد همکاران و مراجعه کنندگان و سایرمحدودیتهای همپوشانی شغلی ، مستقل از واحدهای دیگر از قبیل تدارکات و حسابداری و... نیز باشد وکلید دفتر انبار فقط در اختیار مسئول انبار باشد . ضمنا نگرش مثبت مدیران گرامی به فرایندهای حوزه انبار با در نظر گرفتن تخصص و مسئولیتها و مشقات شغل انبارداری و نقش بااهمیت و جایگاه کلیدی انبار درسطوح زیربنایی فرایندهای مالی و عملیاتی مراکز و تخصیص تجهیزات اداری مناسب از قبیل میز و صندلی و کمد بایگانی و سیستم کامپیوتری و تلفن و...و همچنین در نظر گرفتن شرایط رفاهی پرسنل انبار موجب افزایش کارایی خواهد بود و انبارداران پاکدست و پرتلاش شایسته تقدیر می باشند
11-شرایط دمایی انبارها در فصول گرم سال مورد نظارت قرار گرفته ودماسنج و رطوبت سنج در انبارها نصب و نظارت گردد و جهت جلوگیری از کاهش کیفیت وخرابی کالاها مخصوصا اقلام مصرفی پزشکی و داروها ( اقلام سلامت محور ) که مسئولیتهای حیاتی دارند ، اقدامات لازم و نصب سیستم سرمایشی مناسب صورت پذیرد. وجود سیستم سرمایش و گرمایش بسته و تهویه مناسب مطلوب بوده و استفاده از وسایل گرمازای برقی ، گازسوز و نفت سوز غیر ایمن و ممنوع است . در صورت استفاده از یخچال دارویی بایستی لیست روزانه ثبت دما تکمیل و امضا گردد و ترجیحا سیستم اعلام هشدار افزایش دمای یخچال با قابلیت آژیر صوتی و تماس تلفنی با انباردار نصب گردد. تا حد امکان دفتر انبار و فضای نگهداری کالاها از هم مجزا باشند و چیدمان و صفافی کالا در کلیه انبارها به صورت اصولی و مرتب باشد و برچسب اطلاعات کالا (ترجیحا شامل نام کالا ،کد تعهدی کالا و نام انبار) نصب گردد ، نظافت محیط انبارها رعایت گردد و گردگیری قفسه ها و کالاها انجام شود. طراحی و پوشش مناسب نورگیرها جهت ممانعت ازتابش مستقیم خورشید به کالاها رعایت شود ،.کالاهای امانی، اسقاطی ، مستعمل و دسته دوم و سایر ضایعات غیر ضروری در انبار نگهداری نشوند. و مقتضی است مدیریت مراکز و مسئولان انبارها و سردخانه های زیرمجموعه کلیه مراکز دانشگاه نسبت به تقویت اقدامات نظارتی و بکارگیری روشهای مؤثر و بازدارنده از منقضی شدن تاریخ (فایفو - لایفو) و تبادلات دارویی در راستای توزیع به موقع و مناسب کلیه اقلام مصرفی و داروها و پیشگیری از اتلاف منابع دانشگاه اقدام نمایند.
12-با توجه به اهمیت این موضوع که کلید انبارها تا حد امکان فقط دراختیار مسئول انبار باشد شایسته است اقلام ضروری مورد نیاز واحدها در تعطیلات و ایام مرخصی مسئول انبار پیش بینی و در حد منطقی نیز تحویل قبلی انجام پذیرد و همچنین در دسترس بودن انباردار و حضور به موقع ایشان در خصوص تحویل کالا در اوقات غیر اداری و اضطراری رعایت گردد. نیروی حفاظت فیزیکی در محوطه مشرف به انبار مستقر یا مورد نظارت ایشان باشد ،
13- محل استقرار انبار و دسترسی افراد و خودروها به ساختمان به منظور سهولت ورود و خروج کالا و همچنین امداد رسانی در شرایط خاص از قبیل آتش سوزی و اجتناب از آبگرفتگی ناشی از بارش ها و سیل آبها در نظر گرفته شود ، سیستم دوربین مدار بسته و سیستم اعلام حریق و شارژ به موقع کپسولهای آتشنشانی و تمدید بیمه نامه موجودیها و ساختمان و تجهیزات انبار رعایت گردد ، برق کشی انبار و جعبه فیوزها مورد کارشناسی قرار گیرد که غیر استاندارد و خطرساز نباشد و درصورت نیاز اصلاحات لازمه انجام گردد ، محکم بودن چفت و بست و قفلهای درب و پنجره انبار و عدم ورود افراد متفرقه به انبار رعایت گردد ، در راستای پیشگیری از سرقتهای احتمالی از انبارها در خصوص ساعات غیر اداری و تعطیلات پیشنهاد میگردد نسبت به نصب سیستم هشدار ورود غیر مجاز با قابلیت اعلام آژیر صوتی و تماس تلفنی با انبارداران و پرسنل حفاظت فیزیکی بیمارستان اقدام گردد. و روشنایی شبانه داخل و محوطه بیرونی مشرف به درب و پنجره انبار مناسب و موجب کاهش احتمال سرقت باشد.
14-سلامت پوشش سقف و درب و پنجره انبارها و مقاومت در برابر بارشها و عدم نفوذ رطوبت به انبار رعایت گردد و در صورت بروز نشتی از لوله های آب و فاضلاب عبوری از دیوارها یا سقف انبار سریعا نسبت به تعمیرات اصولی اقدام گردد و از چیدمان کالاها در نقاط مستعد نشتی آب خودداری گردد ویا از پوششهای ضد آب برای محافظت از کالاها استفاده گردد ، درزگیری ساختمان انبار و اطراف درب و پنجره ها به منظور پیشگیری از ورود گرد و خاک و حشرات و پرندگان و جوندگان و تبادل دمایی نامطلوب دارای اهمیت می باشد ، محوطه اطراف انبار باید عاری از مواد زائد ، زباله ، علفهای هرز و مواد غیر مفید دیگر باشد تا مانع از تجمع حشرات و جوندگان و سایر حیوانات شود ، حصارکشی با ارتفاع مناسب جهت ممانعت از ورود حیوانات موذی و شیب محوطه بیرونی مانع از تجمع آب باشد.
15-درخصوص فرایند صدور اسناد کالاهاییکه مجاز به عدم ورود به انبارمی باشند ملاک عمل ، بخشنامه مربوطه و یا حسب مورد ، تایید مدیریت محترم امورمالی دانشگاه می باشد و بایستی تا حد امکان کالاها به رویت انباردار رسیده و صورتجلسه کالاهاییکه وارد انبار نمی شوند با استفاده ار فرمت استاندارد (بارگذاری شده در سایت مدیریت امور پشتیبانی و رفاهی) با ذکر جزییات و مشخصات کامل کالا از طریق تدارکات تنظیم وتوسط کارپرداز و تحویل گیرنده کالا و مسئول واحد تحویل گیرنده کالا ، تکمیل امضا شود و نام و نام خانوادگی نیز توسط اشخاص در ذیل امضاها درج گردد ( تذکر: این صورتجلسه حسب مورد مبنایی برای صدور رسید انبار توسط انباردار می باشد؛ اما کلیه مسئولیتهای قانونی از جمله صحت و سقم تعداد، نوع و شرایط کالاهای تحویل گرفته شده بر عهده امضاء کنندگان ذیل این صورتجلسه می باشد. ) و این صورتجلسه حداکثر ظرف مدت دو هفته به انبار ارایه شود و انباردار رسید تحویل مستقیم کالا صادر نموده و صورتجلسه مذکور را پیوست نماید .در موارد با گذشت زمان بیش از دو هفته از خرید و تحویل کالا، حتما با دستور کتبی مدیر اقدام به صدور رسید انبار گردد. ضمنا از ثبت غیر اصولی و بیش از حد رسیدهای تحویل مستقیم کالا ، خارج از بخشنامه مربوطه نیز به شدت خودداری شود. و اگر درخصوص کالاهایی که مشمول عدم ورود به انبار و صدور رسید تحویل مستقیم کالا می باشند ، اشتباها از رسید خرید کالا استفاده گردد و صورتجلسه کالاهاییکه وارد انبار نمی شوند تنظیم نگردد ، کنترلهای داخلی سازمان تضعیف می گردد و امکان بروز اشتباه و یا سوء استفاده نیز وجود خواهد داشت.
16-درخصوص فرایند صدور اسناد کالاهایی که تبدیل به رسید تحویل مستقیم می شوند ، نبایستی چندین قلم کالا در یک فاکتور جهت مصرف چند واحد یا مرکز جدا از هم خریداری شده و نباید رسید تحویل مستقیم همه آن کالاها به نام یکی از واحدهای مصرف کننده کالا صادرگردد و شایسته است با توجه به واحد یا شخص دریافت کننده کالا، فاکتور مجزا دریافت گردد سپس صورتجلسه کالاهایی که وارد انبار نمی شوند توسط تدارکات (با درج مشخصات کامل کالا و تکمیل امضای با درج نام و نام خانوادگی ) تنظیم گردد و انباردار نسبت به صدور رسید تحویل مستقیم جداگانه به نام شخص واقعی دریافت کننده کالا و اخذ امضا اقدام نماید. و نهایتا در صورت عدم امکان تفکیک فاکتور بابت کالاهای دریافتی از یک فروشگاه ، انباردار پس از دریافت صورتجلسه کالاهایی که وارد انبار نمی شوند (که عدم ورورد کالا به انبار را مشخص می نماید و تعهد لازمه را بوجود می آورد) ، یک رسید خرید کالای کلی ثبت نماید سپس برای هر شخص و یا واحد تحویل گیرنده کالا ، حواله انبارتوزیع و مصرف جداگانه صادر نماید.
17-درخصوص فرایند صدور اسناد بابت قطعات یدکی و اقلام تعمیراتی در حوزه های تجهیزات پزشکی ، آزمایشگاه ، فناوری اطلاعات ، تاسیسات خودروها و ... اسناد انبار فقط بایستی به نام فرد تحویل گیرنده نهایی کالا و یا مصرف کننده کالا مستقر در واحدها و یا مسئول واحد استفاده کننده کالا، صادر و اخذ امضا گردد و کارشناسان محترم گروههای فوق، به لحاظ تخصصی و فنی ، نظارت دارند و مطلوب است که مشخصات اقلام و صحت انجام خدمت را در ذیل صورتجلسه کالاهایی که وارد انبار نمی شوند و یا فاکتور کالا، تایید نمایند و (مجاز به امضای قسمت تحویل گیرنده نهایی در رسیدهای تحویل مستقیم و حواله توزیع و مصرف نیستند) و فقط درصورت تحویل کالا به شخص کارشناسان مذکور به عنوان استفاده کننده نهایی کالا ، صدور رسید تحویل مستقیم و یا حواله توزیع و مصرف به نامشان بلامانع خواهد بود. قطعات داغی مربوط به اقلام تعمیراتی توسط انبارداران جمع آوری گردد و مدتی نگهداری شود و سپس توسط امین اموال یا امور قراردادهای مراکز در راستای فروش یا مزایده ضایعات مراکز اقدام میگردد.
18-فرایند تبادل دارویی بین مراکز دانشگاهی دارای نرم افزار تعهدی با تنظیم صورتجلسه تبادل دارو و صدور حواله ارسال به واحد تابعه از سوی هر دو مرکز به طرف مقابل امکان پذیر است و درخصوص مراکز طرف مقابلی که نرم افزار تعهدی ندارند ، باتنظیم صورتجلسه تبادل دارو حاوی ارزش ریالی روز و متناسب داروهای مبادله ای با صدور حواله توزیع و مصرف به نام صورتجلسه و با صدور رسید هدایا توسط مرکز دانشگاهی ، امکان پذیر می باشد.
19-فرایند ورود کالاهای اهدایی و آفرها به مراکز به این صورت است که ابتدا کالا به همراه مدارک مثبته (از قبیل نامه یا فاکتور اهدایی و آفر) اخذ شده از فرد یا شرکت اهدا کننده و نهایتا در صورت عدم امکان دریافت فاکتور یا نامه اهدایی ، (صورتجلسه دریافت کالای اهدایی که توسط مرکز با امضای تدارکات و انبار و مدیریت با درج مشخصات کامل و دقیق کالا و تعداد کالا تنظیم شده است) به انبار مرکز مورد نظر تحویل می گردد و پس از رویت و بررسی کامل کالا توسط انباردار ، رسید انبار هدایا و کمکهای دریافتنی با درج مشخصات کامل کالا صادر میگردد و پس از صدور حواله به نام فرد مجاز و اخذ امضا با درج نام و نام خانوادگی در ذیل امضا ، کالا از انبار خارج میگردد . در خصوص کالاهایی که طبق روال نادرست گذشته ، مستقیما تحویل مراکز و افراد استفاده کننده کالا گردیده است ، بایستی توسط انباردار رویت شوند و رسید انبار هدایا و حواله انبار مربوطه در نرم افزار تعهدی کالا و خدمات صادر گردد و در خصوص رسیدهای هدایای گذشته که فاقد مستندات می باشند بایستی فاکتور یا نامه اهدایی اخذ شده و یا صورتجلسه کالای اهدایی تنظیم شده و به پیوست رسید انبار مربوطه قرار گرفته و در بایگانی انبار نگهداری شوند . بدیهی است کالاهای اهدایی اموالی که از انبار خارج شده اند، مشمول نصب برچسب اموالی نیز می باشند. . در خصوص اقلامی که به عنوان آفر یا هدایا به مراکز اعطا میگردد بایستی مدرک زیر پیوست رسید هدایا گردند : الف: نامه و یا فاکتور آفر یا هدایا ی دریافتی ب: کپی فاکتور و رسید انبار اولیه ای که منجر به دریافت آفر یا هدایا ی مذکور شده است..
20- درخصوص تصمیم مدیریتی به جابجایی انبارداران ، مقتضی قبل از خروج انباردار از حوزه انبارها ، نسبت به مکاتبه با مدیریت امور پشتیبانی ورفاهی درخصوص معرفی پرسنل جدید دارای شرایط تحویل مسئولیتهای انبارها اقدام گردد و مصاحبه کلی مهارتهای شغلی و همچنین اخذ استعلام از مدیریت حراست دانشگاه ، از طریق اداره نظارت برخدمات عمومی دانشگاه انجام گردد سپس آشنایی کامل و آموزشهای لازمه متناسب با فرایندهای مختص انبار مرکز مورد نظر را دریافت نموده و همچنین درصورت نیاز به آموزش بیشتر ، در یک مرکز دیگر توسط اداره نظارت هماهنگی و اقدام خواهد گردید و پس از تایید و اعلام نظر موافق مدیریت امور پشتیبانی ورفاهی ، نسبت به تحویل و تحّول اصولی انبار و بکارگیری پرسنل جدید و صدور ابلاغ اقدام گردد ، در این راستا بایستی حتما فرایند انبارگردانی با حضور نماینده مدیر مرکز و مسئول انبارها (درصورت انتصاب) و انباردار قبلی و انباردار جدید و با دقت کامل انجام گردد و صورتجلسه تحویل انباردر سه نسخه تنظیم گردد( شامل نسخ تحویل دهنده ، تحویل گیرنده و مدیریت مرکز) و لیست موجودی ها نیز پیوست شود و درصورت وجود مغایرت و مشکل در کمیت و یا کیفیت کالاها ، لیست کسورات و اضافات و اجناس معیوب ویا تاریخ گذشته با درج مشخصات کامل کالاها و ارزش ریالی روز ، تنظیم شده وتا تعیین تکلیف نهایی و حل مشکلات پیگیری شود . همچنین مقتضی است وضعیت کمیت بایگانی اسناد انبار با نرم افزار تعهدی مطابقت داده شده و کیفیت بایگانی اسناد شامل رعایت ترتیب شماره اسناد ، تکمیل امضاها ، پیوست مستندات و... نیز بررسی و سپس تحویل انباردار جدید گردند و در نهایت نتیجه پیگیریها در جهت رفع مشکلات و مغایرتها نیز به مدیریت امور پشتیبانی و رفاهی دانشگاه اعلام گردد. در ضمن پیشنهاد می گردد که پس از تحویل انبارها به مسئول جدید ، قفل و کلیدهای انبارها نیز تعویض گردند.
21-درخصوص بایگانی انبار بایستی کمیت وکیفیت بایگانی اسناد انبار رعایت شوند شامل: رعایت تفکیک نوع اسناد و تخصیص زونکن جداگانه برای انواع رسیدها و انواع حواله ها ، رعایت ترتیب و شماره سریال اسناد ، تکمیل بودن امضاهای اسناد ( درذیل امضاها ، نام و نام خانوادگی توسط شخص امضا کننده نوشته شود یا مهر اسم درج گردد) ، پیوست مستندات و مجوزها و صورتجلسه های اصلاحات اسناد انبار و... ، اختصاص زونکن انبارگردانی های فصلی و پایان سال و اختصاص زونکن مکاتبات انبار با مدیر بالادستی و ... با درج نوع اسناد روی هر زونکن.
22-مطلوب است که یک فتوکپی از بیمه نامه انبار در دفتر انبار نگهداری گردد و انباردار قبل از پایان تاریخ اعتبار بیمه نامه، جهت صدور بیمه نامه جدید مکاتبه یا پیگیری نماید و توجه به ارزش روز موجودیهای انبارها و ساختمان انبار و تجهیزات مورد استفاده و همچنین تطابق آدرس و کد پستی مورد بیمه درج شده در بیمه نامه با محل استقرار انبارها در خصوص کارایی بیمه نامه و دریافت خسارتهای احتمالی بسیار حائز اهمیت می باشد.
23-مطلوب است انبارگردانی فصلی (سه ماهه) در طول سال انجام شود و مستندات (شامل صورت جلسه امضا شده توسط انبار و تدارکات و نماینده مدیر و لیست کالاها) در زونکن مربوطه بایگانی شوند و تگهای انبارگردانی سال قبل جدا شوند.
24-انبارگردانی پایان سال در کلیه مراکز دانشگاه لازم اجرا می باشد و پیرو ابلاغ دستورالعمل انبارگردانی از ستاد دانشگاه ، حضور نماینده محترم ریاست دانشگاه (رئیس مرکز یا مقام مجاز از جانب ایشان) ، نماینده محترم معاونت توسعه مدیریت و منابع دانشگاه (مدیر مرکز یا نماینده تام الاختیار ایشان) ، نماینده مدیریت امورمالی دانشگاه (رئیس حسابداری مرکز) ، مسئول انبارها ، انباردار و شمارشگران در فرایند انبارگردانی پایان سال و امضای صورتجلسه انبارگردانی الزامی است.
* مدیران و انبارداران محترم مراکز موظفند کلیه مقدمات لازم را پیگیری و فراهم نموده و آمادگی کامل برای روز انبارگردانی پایان سال را ایجاد نمایند . در این راستا برخی اقدامات متناسب با مراکز به این شرح می باشند : به روز بودن ثبت کلیه اسناد در نرم افزار انبار و بررسی و تایید رسیدهای دریافتی از سایر مراکز در نرم افزار انبار، انجام یک دوره انبارگردانی داخلی با کیفیت و تلاش برای رفع اصولی و قانونی مغایرتهای احتمالی و اطلاع کامل نتایج حاصله به مدیران مراکز قبل از شروع انبارگردانی پایان سال ، بایگانی کامل اسناد انبار ، نظافت محیط انبار، قفسه ها و کالاها و چیدمان و صفافی مناسب کالاها و در نتیجه سهولت در امر شمارش کالاها ، خروج کالاهای امانی ، اسقاطی ، مستعمل و دسته دوم و احیانا سایر ملزومات و ضایعات غیر ضروری از انبارها ، نصب تگ انبارگردانی سال جاری برای کلیه کالاهای موجود در نرم افزار انبار و ....
* انبارداران گرامی در زمان انبارگردانی پایان سال اقدام به شمارش کالاها نخواهند نمود ولیکن همکاری کامل انبارداران با تیم انبارگردانی و حسابرسان مستقل هیات امنا دانشگاه ، و حضور ایشان تا پایان فرایند انبارگردانی و ارایه مشاوره لازم به تیم انبارگردانی درخصوص شناسایی و مشاهده دقیق کالاها و درراستای شمارش صحیح و پیشگیری از ثبت نادرست مغایرتها و همچنین امضای صورتجلسه انبارگردانی و پیوست مستندات و مدارک مطابق با دستورالعمل انبارگردانی هر ساله الزامی است.
* انبارداران گرامی موظف به مکاتبه و یا هماهنگی با مدیران مراکز در خصوص آمادگی برای انبارگردانی و تشکیل تیم شمارشگر کالاها و انتخاب افرادی که دارای توانایی شناخت کالاها و شمارش صحیح کالاها باشند که تعداد ایشان نیز متناسب با حجم موجودی های انبارها و با هدف اتمام فرایند انبارگردانی درتاریخ اعلام شده باشد و پیگیری برای حضور شمارشگران در روز انبارگردانی و امضای لیست شمارش کالاها توسط شمارشگران و صورتجلسه انبارگردانی توسط سر تیم شمارشگران ضروری می باشد .
* در زمان انبارگردانی پایان سال پس از بستن نرم افزار انبار می بایست لیست موجودی انبار قبل از انبارگردانی با لیست موجودی انبار بعد از انبارگردانی مطابقت داده شود و یا لیست آخرین رسیدها و حواله ها در نرم افزار انبار بررسی شوند و در صورت بروز مغایرت ناشی از ثبت نادرست اطلاعات کالا در نرم افزار و یا بروز مشکلات فنی درکارکرد نرم افزار انبار و مشاهده حواله کسر انبار و یا رسید اضافه انبار که ناشی از مغایرت واقعی و فیزیکی کالاها نمی باشند ، حتما با راهنمایی انباردار صحت وجودی کالاهای مذکور ، به رویت تیم انبارگردانی و نماینده حسابرس مستقل هیات امنا برسد و توضیحات شفاف و کامل نیز در این قسمت توضیحات صورتجلسه انبارگردانی درج گردد (عدم درج توضیحات شفاف و کافی درخصوص مغایرتهای نادرست انبارها منجر به حساسیت ناظرین مالی بالادستی و ایجاد تبعات قانونی و دشواری در اثبات سلامت کارکرد انبارداران گرامی را در پی خواهد داشت ) و مطلوب است در ابتدای سالی مالی بعدی ، با هماهنگی با حسابداری مراکز ، رسید یا حوله اصلاحی مربوطه با درج همان تعاریف و کدهای کالا ، صادر و کپی صورتجلسه انبارگردانی سال قبل نیز پیوست و همچنین پیگیری گردد که با همان ارزش ریالی ، توسط تدارکات قیمت گذاری گردد.
* صورتجلسه انبارگردانی پایان سال منحصرا از طریق تکمیل فرم پیوست شده به دستورالعمل انبارگردانی که هر ساله از سوی ستاد دانشگاه ارسال می گردد و با انضمام اسناد مندرج در آن ، در سه نسخه یکسان برای بایگانی انبار ، بایگانی حسابداری مرکز و تحویل به حسابرسی مستقل هیات امنا ، تنظیم و مهر و امضا گردد. ( در ذیل امضاها ، نام و نام خانوادگی توسط شخص امضا کننده نوشته شود یا مهر اسم درج گردد)
* عدم حضور انبارداران گرامی دانشگاه در کارگاه آموزشی انبارگردانی پایان سال دلیل قانع کننده ای بر عدم اشراف بر فرایند انبارگردانی نبوده و رافع مسولیت پاسخگویی ایشان نیست ، همچنین ایشان ملزم به پیگیری دریافت دستورالعمل ها از مدیریت مراکز و بکارگیری فرآیندهای صحیح انبارگردانی نیز می باشند.
* شمارش اقلام موجود در داروخانه های مراکز خودگردان دانشگاه تاکنون پیرو نظر حسابرسان مستقل هیات امنا ، براساس نرم افزار اچ آی اس انجام و صورتجلسه مربوطه نیز تنظیم و لیست موجودی های داروخانه و مغایرتها نیز پیوست می گردد.
25-تدارکاتها بابت نحوه تنظیم مجوزهای خرید بنرهای تبریک و تسلیت و میوه و گل و شیرینی وکافی میکس و... و صدور فرم خارج از شمول و انبارها در رابطه با نحوه صدور یا عدم صدور رسید انبار و نوع رسید انبارها در مورد کالاهای خاص با هماهنگی با اداره نظارت و پایش عملکرد مالی (داخلی 2628) نسبت به انجام کامل و به هنگام فرایندهای مرکز اقدام فرمایند . برای مثال بابت خدماتی مانند فتوکپی که ممنوع میباشد (حتی اگر به مقدار کم و با دستور کتبی مدیر انجام شده باشد) و ... و یا خرید غذا رسید انبار صادر نمی گردد و از طریق تنظیم صورتجلسه کالاهاییکه وارد انبار نمی شوند سند مربوطه تنظیم و پرداخت می گردد.
26-به دلیل اعمال قدرت و تحکم برخی تدارکاتها و حسابداریها به انبارهای مراکز و عدم رعایت جایگاه مستقل انبارها در انجام فرایندهایی که در راستای اصل کنترلهای داخلی سازمان منجر به بهبود فعالیتهای صحیح و اصولی تدارکات و حسابداری ها خواهد شد ، شایسته است که سه واحد انبار ، تدارکات و حسابداری با تشریک مساعی و حفظ تعامل اثربخش ولیکن استقلال عمل از یکدیگر و زیر نظر مدیر یا رییس مرکز ، فعالیت کنند تا بتوانند اصولی بودن فرایندها و صحت و کیفیت اسناد یکدیگر را نظارت و کنترل نمایند. برای مثال : به روز بودن اسناد مالی ، بکارگیری فرایند صحیح رسیدهای تحویل مستقیم کالا ، تنظیم صورتجلسه های با کیفیت برای اصلاحات اسناد انبار ، پیشگیری از خرید کالاهای خارجی دارای مشابه ایرانی ، تحویل به هنگام کالا و اسناد به انبار و ارایه اسناد از انبار به تدارکات و حسابداری، رفع ایراد یا تعویض کالاهای معیوب یا با کیفیت نامناسب ارسال شده به انبار ، آزادی عمل انباردار در ثبت مشخصات کامل کالا در رسید انبار ها ، اطلاع رسانی انباردار به مدیر بابت خریدهای نامناسب و پیشگیری از رکود و انقضای کالاها ، به روز بودن ثبت اسناد انبار ، ارایه گزارشات انبار به مدیریت مرکز ، کیفیت نظارت نرم افزاری بر اسناد مراکز و تهیه گزارشات مورد نیاز در ستاد دانشگاه و . . .
در صورت نیاز به توضیحات تکمیلی با شماره 32122279 تماس حاصل فرمایید
اداره نظارت بر خدمات عمومی مدیریت امور و رفاهی دانشگاه
