به نام خداوند بخشنده مهربان

به استحضار میرساند، پیرو بازدیدهای انجام شده از انبارهای مراکز تابعه دانشگاه علوم پزشکی شیراز، فرایندهای ذیل گاها بصورت ناقص و یا در چارچوب های غیرمتعارف تنظیم گردیده است،  از این رو تیم کارشناسی اداره نظارت برخدمات عمومی این مدیریت، با نگاه اصلاح و پیشگیری از اجرای روالهای غیر استاندارد و قانونی نمودن مجموعه عملکردهای مختلف در حوزه ی انبار، اقدام به تدوین " برخی اصول و رویه های حائز اهمیت در فرایندهای مربوط به انبارها" نموده است. لذا از کلیه انبارداران محترم زیر مجموعه دانشگاه انتظار می رود ضمن مطالعه دقیق مطالب عنوان شده، گام موثری به منظور بهبود  اصول  انبارداری  برداشته و با اهتمام ویژه آن را پیاده سازی نمایند. بدیهی است مدیران محترم مراکز و همچنین اداره نظارت برخدمات عمومی دانشگاه، بر نحوه حسن انجام امور، نظارت و ارزیابی خواهند نمود.

1-درخصوص فرایندهای صدور درخواست خرید کالا و درخواست تحویل کالا شایسته است که به صورت دستی نباشند  و به صورت سیستمی انجام گردند و مطلوب است که ازطریق سامانه درگاه یا نهایتا در محیط اتوماسیون اداری انجام پذیرند و بصورت فیزیکی پیوست رسیدها و حواله ها قرار گیرند و شماره آنها نیز در قسمت شرح رسید و حواله ها تایپ گردد. ضمنا کلیه خریدها بایستی از طریق واحد تدارکات و توسط کارپردازان محترم انجام پذیرد و اقدام به خریدها توسط انبارداران غیر قانونی می باشد ولیکن حضور مسئولین انبار درکمیته های خرید کالا با هدف انجام خریدهای مناسب ، می تواند مفید باشد .

2-درخصوص بکارگیری نقطه سفارش کالا، برای اقلام با اهمیت و پرگردش شایسته است با استفاده ازمستندات اقدام گردد، دراین راستا میتوان از نرم افزار اکسل و فیلم های آموزشی تهیه شده توسط مسئول محترم انباربیمارستان شهیدرجایی و بارگذاری شده درسایت مدیریت امور پشتیبانی ورفاهی دانشگاه به آدرسhttps://poshtibani.sums.ac.ir/film استفاده کرد.

3- ملاک اصلی در تشخیص کیفیت رسید انبارهای صادره، درج مشخصات کامل کالاها توسط انبارداران می باشد در این راستا مشاهده و بررسی دقیق فیزیک کالاهای دریافتی و مطابقت اقلام با فاکتور و درخواست خرید مربوطه مد نظر می باشد اما میتوان از فاکتور خرید نیز اطلاعات تکمیلی را استفاده نمود و درصورت نیاز، بمنظور شناخت دقیق تر کالاهای تخصصی بایستی از کارشناسان حوزه مربوطه نظرخواهی شود ، سپس مشخصات و جزییات کالاها در رسید انبارها به صورت کامل و جامع ثبت گردد.

مقتضی است در زمان صدور رسید انبار، ابتدا نام کالا در نرم افزار تعهدی جستجو گردد، زیرا اکثریت تعاریف کالاها قبلا در نرم افزار ایجاد شده اند ولیکن درصورت جستجو در نرم افزار تعهدی و عدم پیدایش تعریف کاملا متناسب با کالای مورد نظر، امکان ارسال تعاریف تایپ شده کالاها در فرم مخصوص مربوطه ، از طریق سیستم پیام اتوماسیون اداری به کارتابل انبار مرکزی دانشگاه و ایجاد تعاریف اصولی و مختص هر قلم کالا توسط ایشان وجود دارد . بدیهی است مسئولیت صحت تعریف کالای ارسال شده و یا اموالی یا غیر اموالی بودن کالاها، پیرو مذاکره انباردار با امین اموال مراکز ، بر عهده ایشان می باشد.

*درج اطلاعات کالاها تا حد امکان در تعریف اصلی کالاها و به ترتیب، شامل موارد زیر باشند:

نام عمومی کالا، نام شرکت تولید کننده کالا، مدل کالا، نوع کالا، مشخصات فنی و تخصصی کالا، تعداد یا وزن کالای موجود در هر جعبه و یا بسته ، واحد شمارش کالا، (کوچکترین جزء قابل شمارش و قابل تحویل منطقی هر قلم کالا)، و سایر اطلاعات تعیین کننده کیفیت، کارایی، ارزش و شاخصهای شناسایی و هویت اصلی کالا .

*قسمت توضیحات کالاها، به منظوردرج موارد زیر مناسب است :

 شماره سریال کالاها (دستگاهها) ، تاریخ انقضای کالاهای مصرفی، نام کشور تولیدکننده کالا ، کاربرد کالا، متعلقات و اقلام همراهی با کالای اصلی،تاریخ اعتبار گارانتی کالاها، تعداد ویا نحوه بسته بندی یک قلم کالا (مثلا شاید یک قلم دستگاه، شامل یک یا چند صندوق و کارتن پلمپ ودرب بسته، یا درب باز و بدون پلمپ و با شماره سریالهای مختلف باشد) ، موارد ظاهری کالا از قبیل: جنس، رنگ، سایز، ابعاد و همچنین سایر مواردی که منجر به شفافیت اقلام تحویل شده به انبار و شناخت دقیق تر کالاها می باشند.

*شایسته است در زمان صدور رسید انبارها، موارد فوق رعایت گردند، زیرا درصورت درج  اطلاعات پراهمیت درقسمت توضیحات کالا، این گونه اطلاعات مهم، درحواله انبار مربوط به آن رسید انبار منعکس نخواهند شد و شفافیت مالی وهمچنین ایجاد تعهد و مسئولیت پاسخگویی کامل برای تحویل گیرندگان کالا انجام نمی شود و اطلاعات مهم در گزارشات مورد نیاز مرکز و دانشگاه و وزارت مطبوع نیز به نحو مطلوبی منعکس نخواهند شد. همچنین احتمال اشتباهات و یا امکان سوء استفاده مالی در مرکز به شدت افزایش می یابد . ضمنا عدم درج مشخصات کامل کالاها در رسید انبارها، موجب ابهام در پیشگیری از خرید و صدور رسید انبار برای کالاهای خارجی دارای نمونه تولید داخل کشور، کالای قاچاق و یا  کالای بدون اصالت وغیرمجاز و غیر استاندارد و همچنین عدم حمایت از اقتصاد ملی کشور عزیزمان را منجر می گردد.

 ضمنا در صورت عدم تحویل فیزیکی کالاها به انبار و یا عدم تحویل کالا به واحدهای زیرمجموعه مراکز، صدور هرگونه رسید انبار به صورت صد در صد ممنوع می باشد.

4-درخصوص ممنوعیت خرید کالاهای خارجی که دارای مشابه ایرانی در بازار هستند، در راستای اجرای مصوبات هیات محترم وزیران و با هدف پیشگیری از خرید کالا و ثبت رسید انبار در خصوص تمامی کالاهای خارجی دارای مشابه ایرانی که فاقد مجوز خریدهای خارجی هستند (حتی لوازم التحریر) ضروری است در زمان تحویل کالاها به انبار ، مذاکره موردی یا مکاتبه از طریق انبار با تدارکات و یا نهایتا با مدیر یا رئیس مرکز اقدام و پیگیری گردد .

5-درخصوص تعیین تکلیف کالاهای رسوبی و راکد ( اقلامی که در مدت یک سال در انبار هیچ گونه ورود و خروج  نداشته اند) و کالاهای بلااستفاده ( اقلامی که هیچ گونه پیش بینی برای استفاده از آنها وجود ندارد )و کالاهای دارای تاریخ نزدیک به انقضا و یا با مهلت استفاده کمتر از شش ماه، مکاتبه انباردار با مدیر یا رییس مرکز و پیگیری های شفاهی توسط ایشان ضروری است . دراین راستا شرایط بارگذاری اطلاعات کالاهای راکد، مازاد و بلا استفاده و کالاهای با تاریخ انقضای نزدیک توسط مسئولین انبارهای مراکز دانشگاه، در سایت مدیریت پشتیبانی دانشگاه به آدرس https://poshtibani.sums.ac.ir/amvalmazad فراهم گردیده است . بدیهی است واحدهای نیازمند به کالاهای مذکور پس از رویت لیست آن کالاها با نظر موافق مدیر مرکز با واحد صاحب کالا تماس برقرار نموده و پس از صدور حواله ارسال به واحد تابعه توسط انبار مبدا ، نسبت به دریافت و یا معاوضه با سایر کالاها  اقدام خواهند نمود. ضمنا فرایند مبادله کالاهای مذکور از طریق بارگذاری اطلاعات و تصاویر کالاها توسط مسئول انبارها در نرم افزار بله (گروه کارشناسان توزیع دانشگاه) و مذاکره تلفنی بین انبارداران و همچنین بین مدیران مراکز نیز قابل انجام می باشد . در صورت عدم نیاز واحدهای تابعه دانشگاه به کالای مذکور، امکان مبادله اقلام با کالاهای مورد نیاز مرکز با ارزش ریالی به روز و یکسان ، وجود دارد. شایان ذکر است کاهش میزان کالاهای رسوبی، راکد و بلااستفاده انبارها توسط ستاد دانشگاه کنترل گردیده و ملاکی برای ارزیابی عملکرد انبارداران و مدیران ارجمند مراکز قرار گرفته و بدیهی است که حسب مورد، بایستی علت منقضی شدن تاریخ مصرف و یا از رده خارج شدن تکنولوژی استفاده سرمایه های دانشگاه بررسی و پیگیری گردد و اقدامات لازمه در راستای جبران ضرر و زیان دانشگاه نیز صورت پذیرد.

6-صدور حواله انبار و اخذ امضا فقط به نام پرسنل با رابطه استخدامی قوی شامل رسمی، پیمانی و قرارداد کار معین، که به عنوان نماینده مراکز نیز معرفی شده و یا مورد تایید باشند، امکان پذیر است و صدور حواله به نام اشخاصی از قبیل  قراردادهای خدماتی وکارگری، شرکتی، پیمانکار، راننده دراختیاری، دانشجو، طرحی، بازنشستگان ارجمند و سایر افراد متفرقه  نیز مجاز نمی باشد. و در صورتجلسه ها و اسناد صادره از نرم افزار انبار و سایر مستندات پیوستی ، امضاها در محل و یا کادر مربوطه ثبت گردد و حتما در ذیل امضاها نیز ، نام و نام خانوادگی توسط شخص امضا کننده نوشته شود یا مهر اسم درج گردد. .)وفق بخشنامه 127795 تاریخ 17/03/1404 معاونت محترم توسعه دانشگاه) ، و حواله و رسید انبارها توسط مسئول انبار مهر شوند.. (ضمنا صدور حواله هدایا فقط پس از تنظیم صورتجلسه مجوز ماده 47و امضای ریاست محترم دانشگاه امکان پذیر می باشد.

تبصره 1: درصورتی که پرسنل رسمی ، پیمانی و قراردادی در فرایند مصرف کالاها دخیل نباشند ،  صدور حواله انبار به نام پرسنل محترم مشاغل کارگری ، فقط در حضوص تحویل اقلام مصرفی غیر سرمایه ای (غیر اموالی) امکان پذیر است.

تبصره 2: درصورتی که پرسنل رسمی ، پیمانی و قراردادی در مرکز مورد نظر مستقر نباشند و با هدف پیشگیری از اختلال در ارائه به هنگام خدمات در مراکز زیر مجموعه دانشگاه ، در خصوص نحوه صدور اسناد انبار به نام اشخاص از قبیل طرحی و خدماتی و..... و امکان تحویل اصولی کالاها به ایشان ،  به عنوان آخرین راهکار پیشنهاد می گردد که با دستور کتبی مدیر یا رئیس محترم مرکز به مسئول امور مالی نسبت به اخذ ضمانت (سفته) متناسب با ارزش ریالی روز کالاهای موجود در حواله انبار (البته با پیش بینی افزایش قیمتها)  اقدام گردد و پس از تنظیم یک صورتجلسه با تایید کارگزینی، تدارکات، و امین اموال، توسط مسئول انبار مرکز اقدام مقتضی به صدور حواله و تحویل کالا صورت پذیرد. بدیهی است پس از انتصاب پرسنل با رابطه استخدامی قوی ، کلیه اقلام مذکور پس از تنظیم صورتجلسه ، به فرد جدید تحویل خواهد گردید.

7-درخصوص فرایند خروج کالا از انبار، ابتدا بایستی درخواست تحویل کالا (مجوز خروج کالا) به انبار تحویل شود، سپس حواله انبار توسط فرد مجاز تحویل گیرنده کالا، امضا گردد و در همان زمان، کالا به روئیت تحویل گیرنده برسد و مشخصات و نکات حائز اهمیت کالا برای ایشان توضیح داده شود و سپس کالا از انبار خارج شود. در صورت نیاز، بایستی تمامی حواله و رسید انبارها به صورت تکمیل امضا شده بایگانی شوند، شایسته است به روز بودن ثبت رسیدها و حواله ها در نرم افزار تعهدی و درنتیجه آن، مطابقت موجودی فیزیکی انبار و نرم افزار انبار رعایت گردد. (فرصت ثبت رسید انبار در نرم افزار تعهدی از زمان دریافت کالا و مستندات مربوطه، حداکثر 48 ساعت می باشد) .

8-صدور حواله انبارها و میزان قابل تحویل کالاها ، بایستی با اجازه مدیر مرکز و یا نماینده ایشان متناسب با بازه زمانی معقول مصرف آن کالا در واحدها و با هدف عدم ایجاد ذهنیت مصرف گرایی، انجام گردد و از تحویل بیش از حد کالاها و درنتیجه رکود در انبارکهای واحدها پیشگیری شود . ضمنا کالاهای موجود در انبارکهای بخشهای مصرف کننده کالا که قبلا از نرم افزار تعهدی انبار خارج شده اند مورد بررسی و بازدید و بررسی قرار گیرند چون بایستی به میزان منطقی (حداکثر برای مصرف یک ماه ) و با چیدمان مناسب و با رعایت تاریخ انقضای مصرف و  در محل امن و استاندارد نگهداری ، نظارت و مصرف گردند و درصورت رکود مقادیر بیشتر ازمصرف یک ماه ، کالاها بایستی به انبارها عودت شده و درموجودی نرم افزار انبار نیز ثبت شوند.

9-درخصوص مدیریت توزیع اجناس بین بخشها و واحدها ، مطلوب است با نظر موافق مدیر مرکز و همکاری انبارداران بر اصلاح فرایندهای مصرف و میزان مصرف کالاهای پراهمیت و پراستفاده در واحدها، نظارت گردد و براساس کاووشهایی مانند محاسبه میزان مصرف کالای مذکور در فرایند کاری واحدها با درنظر گرفتن تعداد پرسنل واحد یا میانگین مصرف منطقی گذشته کالاها توسط واحد یا موجودی انبارکهای بخشها و با توجه به موجودی انبار اصلی مرکز ازکالای مورد نظر و ... اقدام گردد و در راستای صرفه جویی و رسیدن به سطح منطقی و مناسب مصارف کالاها تلاش گردد و پیشنهاد می گردد یک بانک اطلاعاتی (برای مثال یک فایل اکسل) حاوی اقلام پر اهمیت و پر گردش و میزان مصرف دوره ای آنها تهیه گردد و در زمان صدور حواله ها به عنوان یک شاخص با کیفیت مورد استفاده قرار گیرد.

10-درخصوص فضای فیزیکی (اتاق) دفتر انبار ، مقتضی است که به دلیل محرمانه بودن موجودی های انبار و کنترل شرایط دمایی کالاها و ... فضای اتاق دفتر انبار از محل نگهداری کالاها  مجزا باشد و با توجه به استقرار بایگانی اسناد در محل اتاق دفتر انبار و اهمیت وجودی فیزیک این اسناد و در نظر گرفتن تردد همکاران و مراجعه کنندگان و سایرمحدودیتهای همپوشانی وظایف شغلی، بایستی دفتر انبار مستقل از واحدهای دیگر از قبیل تدارکات و حسابداری و... نیز  باشد و پیشنهاد میگردد مراجعه کنندگان وارد دفتر انبار نشوند و از پشت پنحره مذاکرات انجام پذیرد وکلید دفتر انبار فقط در اختیار مسئول انبار باشد . ضمنا نگرش مثبت مدیران گرامی به فرایندهای حوزه انبار با در نظر گرفتن تخصص و مسئولیتها و مشقات شغل انبارداری و نقش بااهمیت و جایگاه کلیدی انبار درسطوح زیربنایی فرایندهای مالی و عملیاتی مراکز و تخصیص وسایل وتجهیزات اداری مناسب از قبیل میز و صندلی و کمد بایگانی و سیستم کامپیوتری و تلفن و سرمایش و گرمایش مناسب دفتر انبار و در نظر گرفتن شرایط رفاهی پرسنل انبار موجب افزایش کارایی خواهد بود و انبارداران پاکدست و پرتلاش شایسته تقدیر می باشند.

11-شرایط دمایی انبارها در فصول گرم سال مورد نظارت قرار گرفته ودماسنج و رطوبت سنج در انبارها نصب و نظارت گردد و جهت جلوگیری از کاهش کیفیت وخرابی کالاها مخصوصا اقلام مصرفی پزشکی و داروها (اقلام سلامت محور) که مسئولیتهای حیاتی دارند ، اقدامات لازم و نصب سیستم سرمایشی مناسب صورت پذیرد. وجود سیستم سرمایش و گرمایش بسته و تهویه مناسب مطلوب بوده و استفاده از وسایل گرمازای برقی ، گازسوز و نفت سوز غیر ایمن ممنوع است . در صورت استفاده از یخچال دارویی بایستی لیست روزانه ثبت دما تکمیل و امضا گردد و ترجیحا سیستم اعلام هشدار افزایش دمای یخچال با قابلیت آژیر صوتی و تماس تلفنی با انباردار  نصب گردد. تا حد امکان دفتر انبار و فضای نگهداری کالاها  از هم مجزا باشند و چیدمان و صفافی کالا در کلیه انبارها به صورت اصولی و مرتب  باشد و برچسب اطلاعات کالا (ترجیحا شامل نام کالا ،کد تعهدی کالا و نام انبار) روی قفسه ها نصب گردد ، نظافت  محیط انبارها رعایت گردد و گردگیری قفسه ها و کالاها انجام شود. طراحی و پوشش مناسب نورگیرها جهت ممانعت ازتابش مستقیم خورشید به کالاها رعایت شود ،.کالاهای امانی، اسقاطی، مستعمل و دسته دوم و سایر ضایعات غیرضروری در انبار نگهداری نشوند و مقتضی است مدیریت مراکز و مسئولان انبارها و سردخانه های زیرمجموعه کلیه مراکز دانشگاه نسبت به تقویت اقدامات نظارتی و بکارگیری روشهای مؤثر و بازدارنده از منقضی شدن تاریخ مصرف اقلام (فایفو - لایفو) و انجام تبادلات دارویی در راستای توزیع به موقع و مناسب کلیه اقلام مصرفی و داروها و پیشگیری از اتلاف منابع دانشگاه اقدام نمایند.

12- با توجه به اهمیت این موضوع که کلید انبارها تا حد امکان بایستی فقط دراختیار مسئول انبار باشد؛ شایسته است اقلام ضروری مورد نیاز واحدها در تعطیلات و ایام مرخصی مسئول انبار پیش بینی و در حد منطقی نیز تحویل قبلی به واحدها انجام پذیرد و همچنین در دسترس بودن انباردار و حضور به موقع ایشان در خصوص تحویل کالا در اوقات غیر اداری و اضطراری مد نظر قرارگیرد و در صورتیکه کلیدهای حال حاضر انبار ، قبلا در دسترس افراد دیگری بجز انباردار کنونی بوده است ، حتما نسبت به تعویض قفل و کلید ها اقدام گردد و نیروی حفاظت فیزیکی دانشگاه در محوطه مشرف به انبار مستقر ویا مورد نظارت ایشان باشد.

13- محل استقرار انبار و دسترسی افراد و خودروها به ساختمان  به منظور سهولت ورود و خروج کالا و همچنین امداد رسانی در شرایط خاص از قبیل آتش سوزی و اجتناب از آبگرفتگی ناشی از بارش ها و سیل آبها در نظر گرفته شود، سیستم دوربین مدار بسته، سیستم اعلام حریق و شارژ به موقع کپسولهای آتشنشانی و تمدید بیمه نامه موجودیها و ساختمان و تجهیزات انبار رعایت گردد ، برق کشی انبار و جعبه فیوزها مورد کارشناسی قرار گیرد که غیر استاندارد و خطرساز نباشند و درصورت نیاز اصلاحات لازمه انجام گردد، محکم بودن چفت و بست و قفلهای درب و پنجره انبار و عدم ورود افراد متفرقه به انبار رعایت گردد ، در راستای پیشگیری از سرقتهای احتمالی از انبارها در خصوص ساعات غیر اداری و تعطیلات پیشنهاد میگردد نسبت به نصب سیستم هشدار ورود غیر مجاز با قابلیت اعلام آژیر صوتی و تماس تلفنی با انبارداران و پرسنل حفاظت فیزیکی بیمارستان اقدام گردد، روشنایی شبانه داخل و محوطه بیرونی مشرف به درب و پنجره انبار مناسب و موجب کاهش احتمال سرقت باشد.

14-سلامت پوشش سقف و درب و پنجره انبارها و مقاومت در برابر بارشها و عدم نفوذ رطوبت به انبار رعایت گردد و در صورت بروز نشتی از لوله های آب و فاضلاب عبوری از دیوارها یا سقف انبار سریعا نسبت به  تعمیرات اصولی اقدام گردد و از چیدمان کالاها در نقاط مستعد نشتی آب خودداری گردد و یا از پوششهای ضد آب برای محافظت از کالاها استفاده گردد ، درزگیری ساختمان انبار و اطراف درب و پنجره ها به منظور پیشگیری از ورود گرد و خاک و حشرات و پرندگان و جوندگان و تبادل دمایی نامطلوب دارای اهمیت  می باشد ، محوطه اطراف انبار باید عاری از  مواد زائد ، زباله ، علفهای هرز و مواد غیر مفید دیگر باشد تا مانع از تجمع حشرات و جوندگان و سایر حیوانات شود ، حصارکشی با ارتفاع مناسب جهت ممانعت از ورود حیوانات موذی و  شیب محوطه بیرونی مانع از تجمع آب باشد.

15- درخصوص فرایند صدور اسناد کالاهاییکه مجاز به عدم ورود به انبارمی باشند ملاک عمل ، بخشنامه شماره 1404/547499 مورخه 22/09/1404 معاونت محترم توسعه دانشگاه و یا حسب مورد ، تایید مدیریت محترم امورمالی و مدیریت امور پشتیبانی و رفاهی دانشگاه می باشد و بایستی تا حد امکان کالاها به رویت انباردار رسیده و صورتجلسه کالاهاییکه وارد انبار نمی شوند با استفاده ار فرمت استاندارد (بارگذاری شده در پیوست بخشنامه مذکور) با ذکر جزییات و مشخصات کامل کالا از طریق تدارکات تنظیم وتوسط کارپرداز، تحویل گیرنده کالا، کارشناس فنی و تخصصی کالا و  مسئول واحد تحویل گیرنده کالا ، تکمیل امضا شود و نام و نام خانوادگی نیز توسط اشخاص در ذیل امضاها درج گردد ( تذکر: این صورتجلسه حسب مورد مبنایی برای صدور رسید انبار توسط انباردار می باشد؛ اما کلیه مسئولیتهای قانونی از جمله صحت و سقم تعداد، نوع و شرایط کالاهای تحویل گرفته شده بر عهده امضاء کنندگان ذیل این صورتجلسه می باشد. ) و این صورتجلسه حداکثر ظرف مدت دو هفته به انبار ارایه شود و انباردار رسید تحویل مستقیم کالا صادر نموده  و اصل صورتجلسه مذکور را پیوست رسید انبار نماید . در موارد با گذشت زمان بیش از دو هفته از خرید و تحویل مستقیم کالا،  حتما با اطلاع و دستور کتبی مدیرمحترم مرکز، اقدام به صدور رسید انبار تحویل مستقیم کالا گردد. ضمنا از ثبت غیر اصولی و بیش از حد رسیدهای تحویل مستقیم کالا ، خارج از بخشنامه مربوطه نیز به شدت خودداری شود. و اگر درخصوص کالاهایی که مشمول  عدم ورود به انبار و صدور رسید تحویل مستقیم کالا می باشند و ماهیت آنها به گونه ای است که به رویت انباردار نمی رسند ، اشتباها از رسید خرید کالا استفاده گردد و یا انبارداران مجبور به انجام این فرایند نادرست گردند و صورتجلسه کالاهاییکه وارد انبار نمی شوند نیز تنظیم نگردد ، در نتیجه کنترلهای داخلی سازمان تضعیف می گردد و امکان بروز اشتباه و یا سوء استفاده نیز وجود خواهد داشت.

16-درخصوص فرایند صدور اسناد کالاهایی که تبدیل به رسید تحویل مستقیم می شوند ، نبایستی  چندین قلم کالا در یک فاکتور جهت مصرف چند واحد یا مرکز جدا از هم خریداری شده و نباید رسید تحویل مستقیم همه آن کالاها به نام یکی از واحدهای مصرف کننده کالا صادرگردد و شایسته است با توجه به واحد یا شخص دریافت کننده کالا، فاکتور مجزا دریافت گردد سپس صورتجلسه کالاهایی که وارد انبار نمی شوند توسط تدارکات (با درج مشخصات کامل کالا و تکمیل امضای با درج نام و نام خانوادگی ) تنظیم گردد و انباردار نسبت به صدور رسید تحویل مستقیم جداگانه به نام شخص واقعی دریافت کننده کالا و اخذ امضا اقدام نماید. و نهایتا در صورت عدم امکان تفکیک فاکتور بابت کالاهای دریافتی از یک فروشگاه ، انباردار پس از دریافت صورتجلسه کالاهایی که وارد انبار نمی شوند (که عدم ورورد کالا به انبار را مشخص می نماید و تعهد لازمه را بوجود می آورد) ، یک رسید خرید کالای کلی  ثبت نماید سپس برای هر شخص و یا واحد تحویل گیرنده کالا ، حواله انبارتوزیع و مصرف جداگانه صادر نماید.

17-درخصوص فرایند صدور اسناد بابت قطعات یدکی و اقلام تعمیراتی در حوزه های تجهیزات پزشکی ، آزمایشگاه ، فناوری اطلاعات ، تاسیسات  خودروها و ...   اسناد انبار فقط بایستی به نام فرد تحویل گیرنده نهایی کالا و یا مصرف کننده کالا مستقر در واحدها و یا مسئول واحد استفاده کننده کالا، صادر و اخذ  امضا گردد و کارشناسان محترم فنی و تخصصی کالاهای فوق، به لحاظ تخصصی و فنی ، نظارت دارند و مطلوب است که مشخصات اقلام  و صحت انجام خدمت را در ذیل صورتجلسه کالاهایی که وارد انبار نمی شوند و یا فاکتور کالا، تایید نمایند و (مجاز به امضای قسمت تحویل گیرنده نهایی در رسیدهای تحویل مستقیم و حواله توزیع و مصرف نیستند) و فقط  درصورت تحویل کالا به شخص کارشناسان مذکور به عنوان استفاده کننده نهایی کالا ، صدور رسید تحویل مستقیم و یا حواله توزیع و مصرف به نامشان بلامانع خواهد بود. قطعات داغی مربوط به اقلام تعمیراتی، تحویل انبارداران و جمع آوری گردد و مدتی نگهداری شود  و سپس توسط امین اموال یا امور قراردادهای مراکز در راستای فروش یا مزایده ضایعات مراکز اقدام میگردد.

18-فرایند تبادل دارویی بین مراکز دانشگاهی دارای نرم افزار تعهدی با تنظیم صورتجلسه تبادل دارو و صدور حواله ارسال به واحد تابعه از سوی هر دو مرکز به طرف مقابل امکان پذیر است و درخصوص مراکز طرف مقابلی که نرم افزار تعهدی ندارند ، باتنظیم صورتجلسه تبادل دارو حاوی ارزش ریالی روز و متناسب داروهای مبادله ای با صدور حواله توزیع و مصرف به نام صورتجلسه و با صدور رسید هدایا توسط مرکز دانشگاهی و طی سایر مراحل قانونی غذا و دارو امکان پذیر می باشد.

19-فرایند ورود کالاهای اهدایی و آفرها به مراکز به این صورت است که  ابتدا کالا به همراه مدارک مثبته (از قبیل نامه یا فاکتور اهدایی و آفر) اخذ شده از فرد یا شرکت اهدا کننده و نهایتا در صورت عدم امکان دریافت فاکتور یا نامه اهدایی ، (صورتجلسه دریافت کالای اهدایی که توسط مرکز با امضای تدارکات و انبار و مدیریت  با درج مشخصات کامل و دقیق کالا و تعداد کالا تنظیم شده است) به انبار مرکز مورد نظر تحویل می گردد و پس از رویت و بررسی کامل کالا توسط انباردار ، رسید انبار هدایا و کمکهای دریافتنی با درج مشخصات کامل کالا صادر میگردد و پس از صدور حواله به نام فرد مجاز و اخذ امضا با درج نام و نام خانوادگی در ذیل امضا ، کالا از انبار خارج میگردد . در خصوص کالاهایی که طبق روال نادرست گذشته ، مستقیما تحویل مراکز و افراد استفاده کننده کالا گردیده است ، بایستی توسط انباردار رویت شوند و رسید انبار هدایا و حواله انبار مربوطه در نرم افزار تعهدی کالا و خدمات صادر گردد و شایسته است که توسط رییس یا مدیر محترم مرکز به تمامی پرسنل اطلاع رسانی گردد که در صورت دریافت کالاهای اهدایی ، حتما نسبت به اطلاع به انبار و تکمیل فرایندهای مربوطه اقدام نمایند. و در خصوص رسیدهای هدایای گذشته که فاقد  مستندات می باشند بایستی فاکتور یا نامه اهدایی اخذ شده و یا صورتجلسه کالای اهدایی تنظیم شده و  به پیوست رسید انبار مربوطه قرار گرفته و در بایگانی انبار نگهداری شوند . بدیهی است کالاهای اهدایی اموالی که از انبار خارج شده اند،  مشمول نصب برچسب اموالی نیز می باشند. . در خصوص اقلامی که به عنوان آفر یا هدایا به مراکز اعطا میگردد بایستی مدرک زیر پیوست رسید هدایا  گردند : الف: نامه و یا فاکتور آفر یا هدایا ی دریافتی  ب: کپی فاکتور و رسید انبار اولیه ای که منجر به دریافت آفر یا هدایا ی مذکور شده است..

20- درخصوص بازنشستگی انبارداران و یا تصمیم مدیریتی به جابجایی ایشان، مقتضی است قبل از خروج انباردار از حوزه انبارها، نسبت به مکاتبه با مدیریت امور پشتیبانی ورفاهی درخصوص معرفی پرسنل جدید واجد شرایط تحویل مسئولیتهای انبارها، اقدام گردد و مصاحبه کلی مهارتهای شغلی و همچنین اخذ استعلام از مدیریت حراست دانشگاه، از طریق اداره نظارت برخدمات عمومی دانشگاه انجام گردد، سپس آشنایی کامل و آموزشهای لازمه متناسب با فرایندهای مختص انبار مرکز مورد نظر را دریافت نموده و همچنین درصورت نیاز به آموزش بیشتر، در یک مرکز دیگر  توسط اداره نظارت هماهنگی و اقدام خواهد گردید و پس از تایید و اعلام نظر موافق مدیریت امور پشتیبانی ورفاهی، نسبت به تحویل و تحّول  اصولی انبار و بکارگیری پرسنل جدید و صدور ابلاغ اقدام گردد، در این راستا بایستی حتما فرایند انبارگردانی با حضور نماینده مدیر مرکز و مسئول انبارها (درصورت انتصاب) و انباردار قبلی و انباردار جدید  و با دقت کامل انجام گردد و صورتجلسه تحویل انبار در سه نسخه تنظیم گردد( شامل نسخ تحویل دهنده ، تحویل گیرنده و مدیریت مرکز) و لیست موجودی ها نیز پیوست شود و درصورت وجود مغایرت و مشکل در کمیت و یا کیفیت کالاها ، لیست کسورات و اضافات و اجناس معیوب  و یا تاریخ گذشته با درج مشخصات کامل کالاها و ارزش ریالی روز ، تنظیم شده و تا تعیین تکلیف نهایی و حل مشکلات پیگیری شود. همچنین مقتضی است وضعیت کمیت بایگانی اسناد انبار با نرم افزار تعهدی مطابقت داده شده و کیفیت بایگانی اسناد شامل رعایت ترتیب شماره اسناد ، تکمیل امضاها ، پیوست مستندات و... نیز بررسی و سپس تحویل انباردار جدید گردند و در نهایت نتیجه پیگیریها در جهت رفع  مشکلات و مغایرتها نیز به مدیریت امور پشتیبانی و رفاهی دانشگاه اعلام گردد. در ضمن پیشنهاد می گردد که پس از تحویل انبارها به مسئول جدید، ابتدا دسترسی ایشان به سیستم نرم افزار تعهدی بسته و دسترسی به نفر جدید داده شود، سپس قفل و کلیدهای انبارها نیز تعویض گردند. همچنین پس از موافقت این مدیریت در خصوص جابجایی پرسنل انبار، اگر پست حوزه انبار دراختیار انباردار قبلی باشد ، بایستی در اسرع وقت نسبت به آزاد سازی پست مذکور و اطلاع به مدیریت امور پشتیبانی و رفاهی دانشگاه اقدام گردد.

21-درخصوص بایگانی انبار بایستی کمیت وکیفیت بایگانی اسناد انبار رعایت شوند  شامل: رعایت تفکیک اسناد و تخصیص زونکن جداگانه با درج نوع اسناد روی هر زونکن رعایت ترتیب و شماره سریال اسناد، تکمیل بودن امضاهای اسناد (درذیل امضاها ، نام و نام خانوادگی توسط شخص امضا کننده نوشته شود یا مهر اسم درج گردد) ، پیوست مستندات و مجوزها و صورتجلسه های اصلاحات اسناد انبار و... ،  اختصاص زونکن انبارگردانی های فصلی و پایان سال، اختصاص زونکن مکاتبات انبار با مدیر بالادستی و  ...  ضمنا بایگانی اسناد انبار بایستی در محل دفتر انبار و دور از دسترس سایر همکاران و مراجعه کنندگان انجام گردد و اهمیت حفظ و نگهداری اسناد ، همطراز با کالاهای موجود درانبار می باشد. پیرو بخشنامه 541397/1404 مورخه 18/09/1404 معاونت محترم توسعه دانشگاه با توجه به الزام رعایت آئین نامه مالی و معاملاتی دانشگاه ها و دانشکده های علوم پزشکی کشور، و طبق ماده 45 آیین نامه مذکور، می‌بایست در زمان ثبت اسناد انبار، مدارک مثبته اعم از: درخواست خرید، تصویر فاکتور خرید و در زمان ثبت حواله انبار، درخواست تحویل کالا به مسئولین و انبارداران محترم ارائه و سپس ایشان نسبت به صدور و بایگانی اسناد انبار اقدام نمایند.

 

22-مطلوب است که یک نسخه از بیمه نامه انبار (کپی بیمه نامه) در دفتر انبار نگهداری گردد و انباردار یک ماه قبل از پایان تاریخ اعتبار بیمه نامه، جهت صدور بیمه نامه جدید مکاتبه یا پیگیری نماید، در این خصوص توجه به ارزش روز موجودیهای انبارها، ساختمان انبار و تجهیزات مورد استفاده و همچنین تطابق آدرس و کد پستی مورد بیمه درج شده در بیمه نامه با محل استقرار فیزیکی انبارها در خصوص سهولت درپاسخگویی بیمه نامه در زمان دریافت خسارتهای احتمالی بسیار حائز اهمیت می باشد.

23-مطلوب است انبارگردانی فصلی (سه ماهه) در طول سال انجام شود و مستندات (شامل صورت جلسه امضا شده توسط انبار و تدارکات و نماینده مدیر و لیست کالاها) در زونکن مربوطه بایگانی شوند و تگهای انبارگردانی سال قبل از روی قفسه ها و کالاها جدا شوند.

24-انبارگردانی پایان سال در کلیه مراکز دانشگاه لازم اجرا می باشد و پیرو ابلاغ دستورالعمل انبارگردانی از معاونت محترم توسعه مدیریت و منابع دانشگاه ، حضور نماینده محترم ریاست دانشگاه (رئیس مرکز یا مقام مجاز از جانب ایشان) ، نماینده محترم معاونت توسعه مدیریت و منابع دانشگاه (مدیر مرکز یا نماینده تام الاختیار ایشان) ، نماینده مدیریت امورمالی دانشگاه (رئیس حسابداری مرکز) ، مسئول انبارها ، انباردار و تیم شمارشگر کالاها در فرایند انبارگردانی پایان سال و امضای صورتجلسه انبارگردانی به تفکیک هر انبار ، الزامی است.

* مدیران و انبارداران محترم مراکز موظفند کلیه مقدمات لازم را پیگیری و فراهم نموده و آمادگی کامل برای روز انبارگردانی پایان سال را ایجاد نمایند . در این راستا برخی اقدامات متناسب با مراکز به این شرح می باشند : به روز بودن ثبت کلیه اسناد در نرم افزار انبار و بررسی و تایید رسیدهای دریافتی از سایر مراکز در نرم افزار انبار، انجام یک دوره انبارگردانی داخلی با کیفیت و تلاش برای رفع اصولی و قانونی مغایرتهای احتمالی و اطلاع کامل نتایج حاصله به مدیران مراکز قبل از شروع انبارگردانی پایان سال ، وجود کلیه اسناد و مستندات و صورتجلسه ها در بایگانی انبار ، نظافت کالاها ، قفسه ها و محیط انبار،  چیدمان و صفافی مناسب کالاها و در نتیجه سهولت در امر شمارش صحیح کالاها و کاهش احتمال ثبت مغایرتهای نادرست ، خروج کالاهای امانی ، اسقاطی ، مستعمل و دسته دوم و احیانا سایر ملزومات و ضایعات غیر ضروری از انبارها ، نصب تگ انبارگردانی سال جاری برای کلیه کالاهای موجود در نرم افزار انبار و ....

* انبارداران گرامی در اجرای فرایند انبارگردانی پایان سال، مجاز به شمارش کالاها نمی باشند ولیکن همکاری کامل انبارداران با اعضای تیم انبارگردانی و حسابرسان مستقل هیات امنا دانشگاه، و حضور ایشان تا پایان فرایند انبارگردانی و ارایه مشاوره لازم به تیم انبارگردانی درخصوص شناسایی و مشاهده دقیق کالاها و درراستای شمارش صحیح و پیشگیری از ثبت نادرست مغایرتها و همچنین امضای صورتجلسه انبارگردانی و پیوست مستندات و مدارک، مطابق با دستورالعمل انبارگردانی هر ساله دانشگاه، الزامی است.

* انبارداران گرامی موظفند نسبت به مکاتبه و یا هماهنگی با مدیران مراکز درخصوص آمادگی برای انبارگردانی و تشکیل تیم شمارشگر کالاها اقدام نمایند. درخصوص اعضای تیم شمارشگر کالا، بایستی افرادی انتخاب شوند که دارای توانایی شناخت و شمارش صحیح کالاها باشند و با هدف اتمام فرایند انبارگردانی درتاریخ اعلام شده بایستی تعداد شمارشگران انتخابی با حجم موجودی های انبارها نیز متناسب باشند، و درنهایت پیگیری برای حضور شمارشگران در روز انبارگردانی و امضای لیست شمارش کالاها توسط شمارشگران و امضای صورتجلسه انبارگردانی توسط سر تیم شمارشگران، بسیار ضروری است.

* در زمان انبارگردانی پایان سال، پس از بستن نرم افزار انبار، حتما باید توسط انباردار یا لیست موجودی انبار قبل از انبارگردانی، با لیست موجودی انبار بعد از انبارگردانی، مطابقت داده شوند و مغایرتها بررسی شوند و یا لیست آخرین رسیدها و حواله ها در نرم افزار انبار مشاهده و بررسی شوند و درصورتیکه حواله کسر انبار و یا رسید اضافه انبار مشاهده گردد که ناشی از مغایرت واقعی و فیزیکی کالاها نباشند و این مغایرتها یا ناشی از ثبت نادرست اطلاعات کالا در نرم افزار و یا به علت کارکرد نامناسب و مشکلات فنی نرم افزار انبار باشد ، حتما  بایستی با راهنمایی انباردار، صحت وجودی و تعداد فیزیکی کالاهای مذکور ، به رویت اعضای تیم انبارگردانی و نماینده حسابرس مستقل هیات امنا برسد و توضیحات شفاف و کامل برای اثبات عدم وجود مغایرت واقعی نیز در قسمت توضیحات صورتجلسه انبارگردانی درج گردد (عدم درج توضیحات کافی و شفاف درخصوص مغایرتهای نادرست مذکور درانبارها، منجر به حساسیت ناظرین مالی بالادستی و ایجاد تبعات قانونی و حقوقی و دشواری در اثبات سلامت کارکرد انبارداران گرامی، خواهد شد). همچنین مقتضی است در ابتدای سالی مالی بعدی ، با هماهنگی با حسابداری مراکز ، رسید یا حواله اصلاحی مربوطه با درج همان شرح و کدهای کالا ، صادر و کپی صورتجلسه انبارگردانی سال قبل نیز پیوست و همچنین پیگیری گردد که با همان ارزش ریالی سال قبل ، توسط تدارکاتها قیمت گذاری گردد.

* صورتجلسه انبارگردانی پایان سال منحصرا از طریق تکمیل فرم پیوست شده به دستورالعمل انبارگردانی که هر ساله از سوی ستاد دانشگاه ارسال می گردد و با انضمام اسناد مندرج در آن ، در سه نسخه یکسان برای بایگانی انبار، بایگانی حسابداری مرکز و تحویل به حسابرسی مستقل هیات امنا ، تنظیم و مهر و امضا گردد. ( در ذیل امضاها ، نام و نام خانوادگی توسط شخص امضا کننده نوشته شود یا مهر اسم درج گردد)

* عدم حضور انبارداران گرامی دانشگاه در کارگاه آموزشی انبارگردانی پایان سال دلیل قانع کننده ای بر عدم اشراف بر فرایند انبارگردانی نبوده و رافع مسولیت پاسخگویی ایشان نیست ، همچنین  ایشان ملزم به پیگیری دریافت دستورالعمل ها از مدیریت مراکز و بکارگیری فرآیندهای صحیح انبارگردانی نیز می باشند.

* شمارش اقلام موجود در داروخانه های مراکز خودگردان دانشگاه که در نرم افزار تعهدی فعالیت نمی کنند، پیرو نظر حسابرسان مستقل هیات امنا و طبق روال سالهای گذشته، براساس لیست استخراجی از نرم افزار اچ.آی.اس، انجام گردیده و صورتجلسه مربوطه نیز تنظیم و لیست موجودی های داروخانه ولیست مغایرتها و تصویر بیمه نامه نیز پیوست می گردد.

25- مقتضی است تدارکاتها و انبارها درخصوص نحوه صدور رسید انبار و انتخاب نوع رسید انبار، مطابق با بخشنامه کالاهایی که وارد انبار نمی شوند و در مورد کالاهای خاص، با هماهنگی با اداره نظارت بر خدمات عمومی (داخلی 2279) و اداره نظارت و پایش عملکرد مالی (داخلی 2628) نسبت به انجام به هنگام و باکیفیت فرایندهای مرکز اقدام فرمایند.

26-با توجه به اعمال قدرت و تحکم نادرست برخی تدارکات و حسابداری ها به واحد های انبار مراکز و عدم رعایت جایگاه مستقل انبارها در انجام فرایندهایی که در راستای اصل کنترلهای داخلی سازمان منجر به بهبود فعالیتهای حوزه پشتیبانی و مالی خواهد شد ، شایسته است که سه واحد انبار، تدارکات و حسابداری، زیر نظر مدیر یا رئیس مرکز و با استقلال عمل از یکدیگر ولیکن با تشریک مساعی و حفظ تعامل اثربخش، فعالیت نمایند تا بتوانند اصولی بودن فرایندها و کیفیت و صحت اسناد یکدیگر را نظارت و کنترل نمایند. برای مثال : به روز بودن ثبت اسناد مالی، بکارگیری فرایندهای صحیح درخصوص رسیدهای تحویل مستقیم کالا، تنظیم صورتجلسه های باکیفیت برای اصلاحات اسناد انبار،  پیشگیری از خرید کالاهای خارجی دارای مشابه ایرانی، تحویل به هنگام کالا و اسناد به انبار و ارایه اسناد از انبار به تدارکات و حسابداری، رفع ایراد یا تعویض کالاهای معیوب یا با کیفیت نامناسب ارسال شده به انبار، آزادی عمل انباردار در ثبت  مشخصات کامل کالا در رسید انبار ها، اطلاع رسانی انباردار به مدیر بابت خریدهای نامناسب و پیشگیری از رکود و انقضای کالاها، ارایه گزارشات انبار به مدیریت مرکز، بهبود کیفیت نظارت نرم افزاری بر اسناد مراکز و تهیه گزارشات مورد نیاز در ستاد دانشگاه  و . . .

 در صورت نیاز به توضیحات تکمیلی با شماره 2200 و 2279 تماس حاصل فرمایید.

اداره نظارت بر خدمات عمومی مدیریت امور و رفاهی دانشگاه