به نام خداوند بخشنده مهربان
به استحضار میرساند، پیرو بازدیدهای انجام شده از انبارهای واحدهای تابعه دانشگاه علوم پزشکی شیراز، فرایندهای ذیل گاها بصورت ناقص و یا در چارچوب های غیرمتعارف تنظیم گردیده است، از این رو تیم کارشناسی اداره نظارت برخدمات عمومی این مدیریت با نگاه اصلاح و پیشگیری از اجرای روالهای غیر استاندارد و قانونی نمودن مجموعه عملکردهای مختلف در حوزه ی انبار، اقدام به تدوین " برخی اصول و رویه های حائز اهمیت در فرایندهای مربوط به انبارها" نموده است. لذا از کلیه انبارداران محترم زیر مجموعه انتظار می رود ضمن مطالعه دقیق مطالب عنوان شده گام موثری به منظور ارتقاء " اصول استاندارد انبارداری" برداشته و با اهتمام ویژه آن را پیاده سازی نمایند. بدیهی است مدیران محترم مراکز و اداره ی نظارت برخدمات عمومی دانشگاه بر نحوه ی حسن انجام کار ارزیابی و نظارت خواهند نمود.
1-در زمان صدور رسید انبارها ابتدا کالاها مشاهده و بررسی دقیق گردند و با درخواست خرید مربوطه مطابقت داده شوند و درصورت نیاز بمنظور شناخت دقیق کالاهای تخصصی از کارشناسان حوزه مربوطه نظرخواهی شود ، سپس مشخصات کالاها در رسید انبارها به صورت کامل و جامع ثبت گردد و تا حد امکان در تعریف اصلی کالاها و شامل موارد زیر باشد:
نام عمومی کالا و نام شرکت تولید کننده کالا و مدل کالا ، نوع کالا ، مشخصات فنی و تخصصی کالا تعداد یا وزن کالای موجود در هر جعبه و یا بسته ، واحد شمارش کالا (کوچکترین جزء قابل شمارش و قابل تحویل منطقی هر قلم کالا) ، و سایر اطلاعات تعیین کننده کیفیت ، کارایی ، ارزش ، شناسایی و هویت کالا .
شایسته است موارد فوق درقسمت تعریف اصلی کالا لحاظ گردند زیرا درصورت درج درقسمت توضیحات کالا، درحواله انبار مربوط به آن رسید انبار، مشاهده نخواهند شد و شفافیت مالی و ایجاد تعهد و مسئولیت پاسخگویی کامل برای تحویل گیرندگان کالا انجام نمی شود و در گزارشات مورد نیاز سازمان نیز به نحو مطلوبی منعکس نخواهند شد.
قسمت توضیحات کالا جهت درج موارد زیر مناسب است : شماره سریال کالاها (دستگاهها) ، تاریخ انقضای کالاهای مصرفی ، نام کشور تولیدکننده کالا ، کاربرد کالا، ویا متعلقات و اقلام همراهی با کالای اصلی و یا تعداد و نحوه بسته بندی یک کالا (مثلا شاید یک قلم دستگاه شامل یک یا چند صندوق یا کارتن پلمپ ودرب بسته و یا باز و بدون پلمپ باشد) و موارد ظاهری کالا از قبیل: جنس، رنگ، سایز، ابعاد و همچنین سایر مواردی که منجر به شناخت کالا و شفافیت اقلام تحویل شده به انبار می باشد.
ضمنا عدم درج مشخصات کامل کالاها در رسید انبارها موجب ابهام در پیشگیری از خرید و صدور رسید انبار برای کالاهای خارجی دارای نمونه تولید داخل کشور ، کالای قاچاق و یا کالای بدون اصالت و غیرمجاز و همچنین عدم حمایت از اقتصاد ملی کشور عزیزمان ایران را منجر می گردد.
درصورت جستجو و عدم وجود تعریف مناسب جهت کالای مورد نظر در نرم افزار تعهدی ، امکان ارسال تعاریف تایپ شده کالاها در فرم مخصوص مربوطه ، از طریق سیستم پیام اتوماسیون اداری به کارتابل انبار مرکزی دانشگاه و ایجاد تعاریف اصولی و مناسب مختص هر قلم کالا توسط ایشان وجود دارد . و مسئولیت صحت تعریف کالای ارسال شده و یا اموالی بودن یا غیر اموالی بودن کالاها پیرو مذاکره انباردار درخواست کننده تعریف کالا با امین اموال ، بر عهده ایشان می باشد.
2- تا حد امکان درخواستهای خرید کالا و درخواستهای تحویل کالا به صورت سیستمی باشند و درخواستها به صورت دستی انجام نگردند و ازطریق سامانه تدارکات دانشگاه (درگاه) انجام پذیرند و بصورت فیزیکی پیوست رسیدها و حواله ها قرار گیرند و یا شماره آنها در قسمت شرح رسید و حواله ها تایپ گردد. ضمنا کلیه خریدها بایستی از طریق تدارکاتها انجام پذیرد و اقدام به خریدها توسط انباردارن غیر قانونی می باشد ولیکن حضور مسئولین انبار مراکز در کمیته های خرید کالا، می تواند بسیار مفید باشد . و با نظر موافق مدیر مرکز و همکاری انبارداران بر میزان مصرف کالاها توسط واحدها نظارت گردد و مدیریت توزیع اجناس بین بخشها وواحدها بر اساس کاووشهایی مانند محاسبه میزان مصرف کالای مذکور در فرایند کاری واحد و یا میانگین مصرف گذشته کالاها توسط واحد یا موجودی انبارکهای بخشها یا تعداد پرسنل واحد و با توجه به موجودی انبار ازکالای مورد نظر و ... باشد . برای تعیین نقطه سفارش کالاها میتوان از نرم افزار و فیلم های آموزشی تهیه شده توسط مسئول محترم انبار بیمارستان شهید رجایی و بارگذاری شده در سایت مدیریت امور پشتیبانی و رفاهی دانشگاه استفاده کرد.
3-در زمان تحویل کالاها به انبار ، مکاتبه یا مذاکره موردی انبار دار با تدارکات و یا نهایتا با مدیر یا رییس مرکز ، با هدف پیشگیری از خرید کالا و ثبت رسید انبار در خصوص تمامی کالاهای خارجی دارای مشابه ایرانی که فاقد مجوز خریدهای خارجی هستند (حتی لوازم التحریر) ضروری است. عدم درج مشخصات کامل کالاها در رسید انبارها موجب ابهام در پیشگیری از خرید و صدور رسید انبار برای کالای خارجی دارای نمونه داخلی ، کالای قاچاق و یا کالای بدون اصالت و غیر مجاز را منجر می گردد.
4- مکاتبه انبار دار با مدیر یا رییس مرکز در خصوص تعیین تکلیف کالاهای نزدیک به انقضا با مهلت استفاده کمتر از شش ماه و پیگیری های شفاهی توسط مسئول انبار ضروری است و در خصوص کالاهای راکد ، بلا استفاده و کالاهای با تاریخ انقضای نزدیک ، شرایط بارگذاری اطلاعات کالاها توسط مسئولین انبارهای مراکز دانشگاه در سایت مدیریت پشتیبانی دانشگاه فراهم گردیده است . بدیهی است واحدهای نیازمند به کالاهای مذکور پس از رویت لیست آن کالاها با واحد صاحب کالا تماس برقرار نموده و پس از صدور حواله ارسال به واحد تابعه توسط انبار مبدا ، نسبت به دریافت و یا معاوضه با سایر کالاها اقدام خواهند نمود. ضمنا فرایند مبادله کالاها از طریق بارگذاری اطلاعات کالاها توسط مسئول انبارها در نرم افزار بله (گروه کارشناسان توزیع دانشگاه) نیز قابل انجام می باشد همچنین علت منقضی شدن کلیه اقلام در انبار بایستی بررسی و پیگیری گردد و اقدامات لازمه صورت پذیرد .
5- درخصوص فرایند خروج کالا از انبار ، ابتدا بایستی حواله انبار توسط فرد مجاز تحویل گیرنده کالا، امضا گردد ،و در همان زمان کالا به رویت تحویل گیرنده برسد و مشخصات و نکات حائز اهمیت کالا برای ایشان توضیح داده شود و سپس کالا از انبار خارج شود. در صورت نیاز ، حواله و رسید انبارهای ناقص قبلی تکمیل امضا شوند. و به روز بودن ثبت رسیدها و حواله ها در نرم افزار تعهدی و درنتیجه مطابقت موجودی انبار و نرم افزار تعهدی رعایت گردد.(فرصت ثبت رسید انبار در نرم افزار تعهدی از زمان دریافت کالا، حداکثر 48 ساعت می باشد).
6- صدور حواله و اخذ امضا فقط به نام پرسنل با رابطه استخدامی قوی امکانپذیر است شامل : رسمی ، پیمانی و قرارداد کار معین و در اسناد نرم افزار تعهدی ، امضاها در کادر مربوطه ثبت شده و در ذیل امضاها ، نام و نام خانوادگی توسط شخص امضا کننده نوشته شود یا مهر اسم درج گردد.
ضمنا صدور حواله به نام سایر افراد، مجاز نمی باشد از قبیل : قرارداد خدماتی ،کارگری ، بازنشسته ، شرکتی ، پیمانکار ، راننده در اختیاری ، طرحی ، دانشجو و سایر افراد متفرقه.
7-صدور حواله انبارها بایستی متناسب با مصرف واحدها و با اجازه مدیر مرکز و یا نماینده ایشان انجام گردد و از تحویل بیش از اندازه کالاها به شدت خودداری گردد و ضمنا کالاهای موجود در انبارکهای بخشهای مصرف کننده کالا که قبلا از نرم افزار تعهدی خارج شده اند بایستی به میزان موجودی منطقی (حداکثر یک ماه ) و با چیدمان مناسب و با رعایت تاریخ انقضای مصرف و در محل امن و استاندارد نگهداری ، نظارت و مصرف گردند. و در صورت وجود مقادیر بیشتر ، کالاها بایستی به انبار مراکز عودت شده و در موجودی نرم افزار انبار نیز ثبت شوند.
8- کمیت وکیفیت بایگانی اسناد انبار رعایت شود و بایگانی اسناد در محل دفتر انبار موجود باشند شامل: رعایت تفکیک نوع اسناد با زونکن جداگانه جهت انواع رسیدها و انواع حواله ها ، رعایت ترتیب شماره اسناد ، تکمیل امضاها ( در ذیل امضاها ، نام و نام خانوادگی توسط شخص امضا کننده نوشته شود یا مهر اسم درج گردد) ، پیوست مستندات و اختصاص زونکن مکاتبات انبار با مدیر بالادستی و زونکن انبارگردانی ها و ... با درج نوع اسناد روی هر زونکن.
9- مطلوب است انبارگردانی فصلی (سه ماهه) در طول سال انجام شود و مستندات (شامل صورت جلسه امضا شده توسط انبار و تدارکات و نماینده مدیر و لیست کالاها) در زونکن مربوطه بایگانی شود و تگهای انبارگردانی سال قبل جدا شوند. و در نهایت انبارگردانی پایان سال لازم اجرا می باشد و انبارداران موظفند کلیه مقدمات لازم را فراهم نماید ( از قبیل به روز بودن ثبت اسناد انبار در نرم افزار ها و پیگیری و رفع اصولی و قانونی مغایرتهای احتمالی ، نظافت انبار و صفافی و چیدمان مناسب کالاها ، بایگانی کامل اسناد انبار ، نصب تگهای انبارگردانی سال جاری ، همکاری کامل با تیم انبارگردانی و حسابرسان مستقل هیات امنا دانشگاه ، و حضور تا پایان فرایند انبارگردانی و ارایه مشاوره لازمه به تیم انبارگردانی در خصوص شناسایی و مشاهده کالاها در راستای شمارش صحیح و پیشگیری از ثبت نادرست مغایرتها و ...
10- شرایط دمایی انبارها مخصوصا انبارهای دارویی و مصرفی پزشکی در فصول گرم سال مورد نظارت قرار گرفته و جهت جلوگیری از کاهش کیفیت وخرابی کالاهای مصرفی پزشکی و داروها که مسئولیتهای حیاتی دارند ، اقدامات لازم و نصب سیستم سرمایشی مناسب صورت پذیرد در صورت استفاده از یخچال دارویی بایستی لیست روزانه ثبت دما تکمیل و امضا گردد و ترجیحا سیستم اعلام هشدار افزایش دمای یخچال نصب گردد. تا حد امکان فضای انبار و دفتر انبار به دلیل رعایت شرایط دمایی جهت کالاها و تردد مراجعه کنندگان از هم جدا شوند و چیدمان و صفافی کالا در کلیه انبارها به صورت اصولی و مرتب باشد و برچسب اطلاعات کالا (ترجیحا شامل نام کالا ،کد تعهدی کالا و نام انبار) نصب گردد ، نظافت محیط انبارها رعایت گردد و گردگیری قفسه ها و کالاها انجام شود. طراحی و پوشش مناسب نورگیرها جهت ممانعت ازتابش مستقیم خورشید به کالاها رعایت شود ، کالاهای امانی، اسقاطی ، مستعمل و دسته دوم در انبار نگهداری نشوند. و مقتضی است مدیریت مراکز و مسئولان انبارها و سردخانه های زیرمجموعه کلیه مراکز دانشگاه نسبت به تقویت اقدامات نظارتی و بکارگیری روشهای مؤثر و بازدارنده از منقضی شدن تاریخ (فایفو - لایفو) در راستای توزیع به موقع کلیه اقلام مصرفی و داروها و پیشگیری از اتلاف منابع دانشگاه اقدام نمایند.
11- با توجه به اهمیت این موضوع که کلید انبارها ترجیحا فقط دراختیار مسئول انبار باشد شایسته است اقلام ضروری مورد نیاز واحدها در تعطیلات و ایام مرخصی مسئول انبار پیش بینی و در حد منطقی نیز تحویل قبلی انجام پذیرد و همچنین در دسترس بودن انباردار و حضور به موقع ایشان در خصوص تحویل کالا در اوقات غیر اداری و اضطراری حتما رعایت گردد. نیروی حفاظت فیزیکی در محوطه مشرف به انبار مستقر یا مورد نظارت ایشان باشد ، محکم بودن چفت و بست و قفلهای درب و پنجره انبار و عدم ورود افراد متفرقه به انبار و کارکرد سیستم اعلام ورود غیر مجاز به انبارها و تلفن کننده به مسئول انبار و سیستم دوربین مدار بسته و سیستم اعلام حریق و شارژ به موقع کپسولهای آتشنشانی و تمدید بیمه نامه موجودیها و ساختمان و تجهیزات انبار رعایت گردد و همیشه یک فتوکپی از بیمه نامه انبار در دفتر انبار نگهداری گردد و انباردار قبل از پایان تاریخ اعتبار بیمه نامه، جهت صدور بیمه نامه جدید پیگیری نماید و توجه به ارزش روز موجودیهای انبارها و ساختمان انبار و تجهیزات مورد استفاده و همچنین تطابق آدرس و کد پستی مورد بیمه درج شده در بیمه نامه با محل استقرار انبارها بسیار حائز اهمیت می باشد ، برق کشی انبارها غیر استاندارد و خطرساز نباشد برق کشی انبار و جعبه فیوزها مورد کارشناسی قرار گیرد و درصورت نیاز اصلاحات لازمه انجام گردد.و روشنایی شبانه داخل و محوطه بیرونی مشرف به درب و پنجره انبار مناسب باشد. سلامت پوشش سقف و درب و پنجره انبارها و مقاومت در برابر بارشها و عدم نفوذ رطوبت به انبار و درزگیری ساختمان انبار و اطراف درب و پنجره ها به منظور پیشگیری از ورود گرد و خاک و حشرات و پرندگان و جوندگان به انبار مطلوب می باشد ، دسترسی به ساختمان و محل استقرار انبار به منظور ایمنی انبار در شرایط خاص از قبیل آتش سوزی و آبگرفتگی ناشی از بارش ها و سیل آبها در نظر گرفته شود.
12- درخصوص فرایند صدور اسناد کالاهاییکه مجاز به عدم ورود به انبارمی باشند ملاک عمل ، بخشنامه مربوطه و یا حسب مورد ، تایید مدیریت محترم امورمالی دانشگاه می باشد و بایستی تا حد امکان کالاها به رویت انباردار رسیده و صورتجلسه کالاهاییکه وارد انبار نمی شوند با ذکر جزییات و مشخصات کامل کالا از طریق تدارکات تنظیم وتوسط کارپرداز و تحویل گیرنده کالا و مسئول واحد تحویل گیرنده کالا ، تکمیل امضا شود و نام و نام خانوادگی نیز توسط اشخاص در ذیل امضاها درج گردد و حداکثر ظرف مدت دو هفته به انبار ارایه شود و انباردار رسید تحویل مستقیم کالا صادر نموده و صورتجلسه مذکور را پیوست نماید .در موارد با گذشت زمان بیش از دو هفته از خرید و تحویل کالا، حتما با دستور کتبی مدیر اقدام به صدور رسید انبار گردد ضمنا از ثبت غیر اصولی و بیش از حد رسیدهای تحویل مستقیم کالا ، خارج از بخشنامه مربوطه نیز به شدت خودداری شود.
13- درخصوص فرایند صدور اسناد کالاهایی که تبدیل به رسید تحویل مستقیم می شوند ، نبایستی چندین قلم کالا در یک فاکتور جهت مصرف چند واحد یا مرکز جدا از هم خریداری شده و نباید رسید تحویل مستقیم همه آن کالاها به نام یکی از واحدهای مصرف کننده کالا صادرگردد و شایسته است با توجه به واحد یا شخص دریافت کننده کالا، فاکتور مجزا دریافت گردد سپس صورتجلسه کالاهایی که وارد انبار نمی شوند توسط تدارکات (با درج مشخصات کامل کالا و تکمیل امضای با درج نام و نام خانوادگی ) تنظیم گردد و انباردار نسبت به صدور رسید تحویل مستقیم جداگانه به نام شخص واقعی دریافت کننده کالا و اخذ امضا اقدام نماید. و نهایتا در صورت عدم امکان تفکیک فاکتور بابت کالاهای دریافتی از یک فروشگاه ، انباردار پس از دریافت صورتجلسه کالاهایی که وارد انبار نمی شوند (که عدم ورورد کالا به انبار را مشخص می نماید) ، یک رسید خرید کالای کلی ثبت نماید سپس برای هر شخص و یا واحد تحویل گیرنده کالا ، حواله انبارتوزیع و مصرف جداگانه صادر نماید.
14-درخصوص فرایند صدور اسناد بابت قطعات یدکی و اقلام تعمیراتی در حوزه های تجهیزات پزشکی ، آزمایشگاه ، فناوری اطلاعات ، تاسیسات خودروها و ... اسناد انبار فقط بایستی به نام فرد تحویل گیرنده نهایی کالا و یا مصرف کننده کالا مستقر در واحدها و یا مسئول واحد استفاده کننده کالا، صادر و اخذ امضا گردد و کارشناسان محترم گروههای فوق، به لحاظ تخصصی و فنی ، نظارت دارند و مطلوب است که مشخصات اقلام و صحت انجام خدمت را در ذیل صورتجلسه کالاهایی که وارد انبار نمی شوند و یا فاکتور کالا، تایید نمایند و (مجاز به امضای قسمت تحویل گیرنده نهایی در رسیدهای تحویل مستقیم و حواله توزیع و مصرف نیستند) و فقط درصورت تحویل کالا به شخص کارشناسان مذکور به عنوان استفاده کننده نهایی کالا ، صدور رسید تحویل مستقیم و یا حواله توزیع و مصرف به نامشان بلامانع خواهد بود. قطعات داغی مربوط به اقلام تعمیراتی توسط انبارداران جمع آوری گردد و مدتی نگهداری شود و سپس توسط امین اموال یا امور قراردادهای مراکز در راستای فروش یا مزایده ضایعات مراکز اقدام میگردد.
15- فرایند تبادل دارویی بین مراکز دانشگاهی دارای نرم افزار تعهدی با تنظیم صورتجلسه تبادل دارو و صدور حواله ارسال به واحد تابعه از سوی هر دو مرکز به طرف مقابل امکان پذیر است و در خصوص مراکز طرف مقابلی که نرم افزار تعهدی ندارند ، باتنظیم صورتجلسه تبادل دارو حاوی ارزش ریالی روز و متناسب داروهای مبادله ای با صدور حواله توزیع و مصرف به نام صورتجلسه و با صدور رسید هدایا از توسط مرکز دانشگاهی ، امکان پذیر می باشد.
16- فرایند ورود کالاهای اهدایی و آفرها به مراکز به این صورت است که ابتدا کالا به همراه مدارک مثبته (از قبیل نامه اهدایی یا فاکتور اهدایی و آفر) اخذ شده از فرد یا شرکت اهدا کننده و نهایتا در صورت عدم امکان دریافت فاکتور یا نامه اهدایی ، (صورتجلسه دریافت کالای اهدایی که توسط مرکز با امضای تدارکات و انبار و مدیریت با درج مشخصات کامل و دقیق کالا و تعداد کالا تنظیم شده است) به انبار مرکز مورد نظر تحویل می گردد و پس از رویت و بررسی کامل کالا توسط انباردار ، رسید انبار هدایا و کمکهای دریافتنی با درج مشخصات کامل کالا صادر میگردد و پس از صدور حواله به نام فرد مجاز و اخذ امضا با درج نام و نام خانوادگی در ذیل امضا ، کالا از انبار خارج میگردد . در خصوص کالاهایی که طبق روال نادرست گذشته ، مستقیما تحویل مراکز و افراد استفاده کننده کالا گردیده است ، بایستی توسط انباردار رویت شوند و رسید انبار هدایا و حواله انبار مربوطه در نرم افزار تعهدی کالا و خدمات صادر گردد . بدیهی است کالاهای اهدایی اموالی که از انبار خارج شده اند، مشمول نصب برچسب اموالی نیز می باشند. در خصوص رسیدهای هدایای گذشته که فاقد مستندات میباشند بایستی فاکتور یا نامه اهدایی اخذ شده و یا صورتجلسه کالای اهدایی تنظیم شده و به پیوست رسید انبار مربوطه ، در بایگانی انبار نگهداری شوند . در خصوص اقلامی که به عنوان آفر به مراکز اعطا میگردد بایستی مدرک ذیل پیوست رسید هدایا گردند 1-نامه و یا فاکتور آفرهای دریافتی 2- کپی فاکتور و رسید انبار اولیه ای که منجر به دریافت آفر مذکور شده است.
17- درصورتی که انبارداران بازنشسته شوند ، جابجا شده ویا به هرشکلی از حوزه انبارها خارج گردند، بایستی حتما فرایند انبارگردانی با حضور نماینده مدیرمرکز و مسئول انبارها (درصورت وجود) و انباردار قبلی و انباردار جدید و با دقت کامل انجام گردد و صورتجلسه تحویل انباردر سه نسخه تنظیم گردد( شامل نسخ تحویل دهنده،تحویل گیرنده و مدیریت) و لیست موجودی ها نیز پیوست شود و درصورت وجود مغایرت و مشکل در کمیت ویا کیفیت کالاها ، لیست کسورات و اضافات و اجناس معیوب ویا تاریخ گذشته با درج مشخصات کامل کالاها با ارزش ریالی روز ، تنظیم شده وتا تعیین تکلیف نهایی و حل مشکلات پیگیری شود . همچنین مقتضی است وضعیت کمیت بایگانی اسناد انبار با نرم افزار تعهدی مطابقت داده شده و کیفیت بایگانی اسناد شامل رعایت ترتیب شماره اسناد ، تکمیل امضاها ، پیوست مستندات و... نیز بررسی و سپس تحویل انباردار جدید گردند وپیشنهاد می گردد که قفل و کلیدهای انبارها نیز تعویض گردند و در نهایت نتیجه پیگیریها در جهت رفع مشکلات و مغایرتها نیز به مدیریت امور پشتیبانی و رفاهی دانشگاه اعلام گردد.
18- تدارکاتها بابت نحوه تنظیم مجوزهای خرید بنرهای تبریک و تسلیت و میوه و گل و شیرینی وکافی میکس و... و صدور فرم خارج از شمول و انبارها در رابطه با نحوه صدور یا عدم صدور رسید انبار و نوع رسید انبارها در مورد کالاهای خاص با هماهنگی با اداره نظارت و پایش عملکرد مالی (داخلی 2628) نسبت به انجام کامل و به هنگام فرایندهای مرکز اقدام فرمایند . برای مثال بابت خدماتی مانند فتوکپی که ممنوع میباشد (حتی اگر به مقدار کم و با دستور کتبی مدیر انجام شده باشد) و ... و یا خرید غذا رسید انبار صادر نمی گردد و از طریق تنظیم صورتجلسه کالاهاییکه وارد انبار نمی شوند سند مربوطه تنظیم و پرداخت می گردد.
19-به دلیل اعمال قدرت و تحکم برخی تدارکاتها و حسابداریها به انبارهای مراکز و عدم رعایت جایگاه مستقل انبارها در انجام فرایندهایی که در راستای اصل کنترلهای داخلی سازمان منجر به بهبود فعالیتهای صحیح و اصولی تدارکات و حسابداری ها خواهد شد ، شایسته است که سه واحد حسابداری و تدارکات و انبار ، با تشریک مساعی و حفظ تعامل اثربخش ولیکن استقلال عمل از یکدیگر و زیر نظر مدیریت مرکز ، فعالیت کنند تا بتوانند اصولی بودن فرایندها و صحت و کیفیت اسناد یکدیگر را نظارت و کنترل نمایند. برای مثال : بهبود فرایند صدور رسیدهای تحویل مستقیم ، فرایند پیشگیری از خرید کالاهای خارجی دارای مشابه ایرانی ، تحویل به هنگام کالا و اسناد به انبار و ارایه اسناد از انبار به تدارکات و حسابداری، رفع ایراد یا تعویض کالاهای معیوب یا با کیفیت نامناسب ارسال شده به انبار ، آزادی عمل انباردار در ثبت مشخصات کامل کالا در رسید انبار ها ، اطلاع رسانی انباردار به مدیر بابت خریدهای نامناسب ، به روز بودن ثبت اسناد انبار ، ارایه گزارشات انبار به مدیرت مرکز ، نظارت نرم افزاری بر اسناد مراکز و تهیه گزارشات در ستاد دانشگاه و ...
اداره نظارت بر خدمات عمومی مدیریت امور پشتیبانی و رفاهی دانشگاه
